Классификация ERP-систем в торговле и описание их стандартных функций

Предлагаемые сегодня на рынке ERP-системы для автоматизации торговых организаций довольно разнообразны. Попытки сравнить различные системы по функциональным, технологическим и техническим параметрам едва ли будут продуктивными, если эти системы принадлежат к разным «весовым категориям» или предназначены для разных сфер применения. Традиционно, в таких ситуациях помогает классификация представленных решений и дальнейшее их сравнение уже в рамках полученных группировок.

Для классификации «торговых» ERP-систем можно использовать целый ряд критериев. Рассмотрим наиболее важные из них (по мнению TAdviser).

Если начинать с самых крупных блоков классификации, то в первую очередь необходимо подразделить ERP-системы для торговли на решения для оптовиков, оптово-розничных компаний и мелкого опта, а также решения для розницы. Здесь же можно отметить деление на системы, настроенные для автоматизации торговли пищевыми и не пищевыми товарами.

Решения для оптовой торговли

ERP-системы для автоматизации оптовой торговли, как правило, обладают мощным контуром SCM, обеспечивающим работу с цепочкой поставок, автоматизацию внешней и внутренней логистики, автоматизацию складского учета и управления товародвижением и запасами. Большое внимание уделяется SRM-функционалу, части функций CRM (по управлению исполнением заказов, ведению базы клиентов, отслеживанию истории взаимоотношений с клиентами, управлению ценообразованием, ассортиментом, по прогнозированию спроса и планированию продаж), функционалу по ведению номенклатурных справочников товаров (MDM). Если оптовой торговлей занимается сам производитель товара, в ERP-системе реализуются также функции по синхронизации планирования производства и закупок сырья с реализацией продукции и планированием ассортимента, интеграции справочников товаров с PDM-системой. Финансовый модуль, блок HRM, подсистемы консолидации информации и бизнес-аналитики, реализованные в ERP-системах для торговли, в общем-то, не имеют принципиальных отличий от аналогичных функциональных блоков, используемых в корпоративных системах для других отраслей.

Физически, такая система может состоять из двух-трех самостоятельных блоков: WMS (в складском комплексе), TMS (в транспортно-распределительном центре) и остальной части ERP-системы (в центральном офисе). Если складской комплекс совмещен с транспортно-распределительным центром, система состоит, соответственно, из двух территориально разнесенных блоков. Что касается функционала, связанного с розничной реализацией товара, то он в ERP-системах для оптовиков либо отсутствует, либо реализован на минимальном уровне.

Системы для розницы

Системы для ритейлеров, кроме всех указанных модулей и блоков, включают и специфичный для розничной торговли функционал по поддержке работы с торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, средствами маркировки товаров, сканерами штрих-кодов и т.п.), управлению «внутримагазинным» маркетингом товара (Merchandising), оптимизации использования торговых площадей, учета скоропортящихся продуктов, а также поддержке системы клубных и дисконтных карт, «мобильной торговли». Кроме этого, в последнее время ритейлерами востребован и производственный функционал: рецептурное производство в продуктовой рознице и аптечных сетях, сборочное производство в непродуктовой рознице.

ERP-системы для оптово-розничных и мелкооптовых компаний, фактически, должны поддерживать оба режима торговли.

В качестве других критериев классификации «торговых» ERP-систем можно указать размер бизнеса заказчика и технологическое построение информационной системы.

Системы для крупного и для среднего бизнеса

По первому критерию, очевидно, ERP-системы можно подразделить на решения для СМБ и крупного бизнеса. Различие межу ними не является специфичным только для торговли - решения для СМБ обладают более «слабыми» техническими характеристиками (относительно небольшой объем обрабатываемой информации, ограниченное число одновременно работающих пользователей), менее широким и «глубоким» функционалом (функции реализованы на уровне удовлетворения базовых потребностей заказчика, а также не обеспечивают поддержки управления крупным и территориально распределенным бизнесом), часто, малой гибкостью (многие зарубежные решения для малого бизнеса и часть отечественных содержат фиксированный набор бизнес-процессов и практически не предполагают их настройки), но доступны заказчикам по стоимости. Решения для крупного бизнеса включают в себя мощные средства бизнес-аналитики и консолидации учетной информации, ведения одновременного учета по нескольким юридическим лицам, вывода отчетности как в соответствии с российскими нормами, так и МСБУ и GAAP. Что касается технических возможностей, то, разумеется, ERP-системы для крупного бизнеса рассчитаны на обработку больших объемов информации и одновременную работу многих пользователей, генерирующих большое число транзакций (что весьма актуально для торговли). Кроме этого, все системы указанного класса поддерживают работу с распределенными базами данных, обеспечивая их синхронизацию и актуализацию информации для централизованного управления предприятием.

Монолитные и составные решения

По технологическому построению ERP-решения естественным образом разделились на специализированные системы, разработанные на единой платформе и системы, состоящие из универсальной ERP-системы и специального «торгового» решения. Можно, скорее всего, также выделить «ERP-решения ad hoc», построенные из бизнес-приложений best-in-breed на базе интеграционной платформы и вообще не включающие в себя тиражную ERP-систему.

Решения, входящие в первый из выделенных классов, с технологической точки зрения являются монолитными. Они являются развитием универсальных ERP-систем и отличаются от них набором дополнительных специализированных модулей и настройками стандартных модулей, входящих в базовую поставку, позволяющих соответствовать требованиям торговых организаций. Как правило, подобные расширенные «торговые» варианты ERP-систем разрабатываются независимыми разработчиками. Вендоры сертифицируют такие решения и, в зависимости от политики компании, включают в стандартный пакет предложений для клиентов или позиционируют как отдельное партнерское решений. В ряде случаев происходило поглощение разработчиков особенно удачных решений и превращение независимого решения в решение вендора.

Композитные решения являются продуктом сотрудничества разработчиков специализированных «торговых» информационных систем с разработчиками ERP-систем или их партнерами. Универсальная ERP-система в таком решении используется для обеспечения централизованного управления торговой организацией, бизнес-анализа, генерации отчётности и выполнения остальных «бэк-офисных» функций, в то время как специализированное решение обеспечивает расширенную функциональность SCM и CRM на уровне центрального офиса, а также отвечает за управление торговыми точками: мерчандайзинг, поддержка POS-терминалов и торгового оборудования, табельный учет работы торгового персонала, товарный учет на уровне магазина, поддержка мобильной торговли и т.п.

«Джентльменский набор» функций «торговых» ERP

Обобщив данные о предлагаемых на рынке ERP-системах для автоматизации торговли, можно выделить следующий набор их стандартных функций:

«бэк-офисные» функции ERP-системы (финансовый учет и планирование, HRM, консолидация, BI, EAM);
функции SCM и SRM (ведение справочника поставщиков, справочников по ассортименту и ценам для каждого поставщика, учет договоров с поставщиками, управление закупками, учет и оформление возврата товаров поставщикам, управление взаиморасчётами с поставщиками, управление запасами и др.);
функции WMS и TMS (нанесение и считывание штрих-кодов, управление структурой складов, оптимизация использования складского пространства, учет внутрискладских перемещений, учет бракованных и испорченных товаров, оформление приема и отгрузки товара, инвентаризация, управление заказами на доставку, диспетчеризация транспорта, оптимизация маршрутов и доставок и др.);
функции управления торговыми точками (ведение справочников по ассортименту и потребительским свойствам товаров, управление торговым оборудованием, табельный учет, учет и оформление возврата товара, списание брака и товара с истекшим сроком годности, учет наличности в кассе, инвентаризация, оптимизация использвания торговых площадей, мерчандайзинг и др);
функции управления собственным производством (рецептурное и/или сборочное производство).

Необходимо отметить, что зарубежная классификация функций ERP-системы для торговли несколько отличается от приведенной выше. В частности, под мерчандайзингом за рубежом понимается не только визуальный маркетинг товара в магазине и сопутствующие действия, а комплекс всех базовых функций по автоматизации торговли. Соответственно, описание функций ERP-систем для торговли за рубежом звучит как: управление мерчандайзингом (Merchandise management), планирование реализации товаров (Retail planning), SCM и SRM, управление торговыми точками (Store operations) и корпоративное управление (Corporate administration).

-------------------------

Кому и когда необходимо внедрять «торговую» ERP-систему? «Портрет пользователя»

«Торговая» ERP-система, при правильной организации внедрения, в общем случае должна обеспечивать: управление цепочками поставок, управление транспортом и логистикой, управление складскими операциями, запасами и товародвижением, управление взаимоотношениями с поставщиками, контроль исполнения заказов, поддержку электронной коммерции, управление персоналом, финансовый учет и планирование, консолидацию данных, управление сборочным или рецептурным производством, управление ценообразованием и скидками, бизнес-аналитику, управление ассортиментом, мерчандайзингом, перекрестными продажами, маркетинговыми акциями, поддержку дисконтных и накопительных карт, управление работой POS-терминалов и торгового оборудования.

Когда требуется единство данных

Все указанные функции (или определенное их подмножество, в зависимости от «мощности» ERP-системы) работают с единой базой данных, в рамках единого интерфейса и программно-аппаратной платформы, реализованы и поддерживаются одним разработчиком. Кроме общих преимуществ подхода «все в одном», ERP-система обеспечивает, с одной стороны, гибкую настройку, а с другой - жесткую фиксацию бизнес-процессов, невозможность «отката назад» выполненных транзакций и их протоколирование, что повышает прозрачность торговых операций и сокращает потери, связанные с ошибками и мошенничеством персонала.

Возможности анализа бизнес-данных с разным уровнем глубины позволяют следить за состоянием дел, выявлять «узкие места», определять эффективность работы отдельных подразделений и сотрудников, выявлять перспективные направления бизнеса и принимать оптимальные управленческие решения. Аналитика, ориентированная на анализ спроса и поведения покупателей, обеспечивает возможности по выявлению и поощрению лояльных клиентов, планированию маркетинговых мероприятий, выявлению ходовых товаров и перекрестных продаж, определению правильности ценообразования и эффективности используемой системы скидок и бонусов.

Когда необходимо согласование работы контуров управления

Единая информационная система, связывающая управление заказами и/или розничными продажами с управлением запасами, цепочками поставок и логистикой обеспечивает компании постоянно доступную и достоверную информацию о наличии товаров на складах и в торговых залах, в том числе, территориально распределенных, снижает вероятность исчерпания запаса товара, обеспечивая его своевременное пополнение, а также позволяет принимать и исполнять заказы (в зависимости от срока доставки/отгрузки) на товар, еще отсутствующий на складе, но находящийся в пути или заказанный у поставщика. Эта же связь по данным позволяет отслеживать излишки товара, а также категории товаров, которые медленно реализуются. По этой информации возможно принятие решения о сокращении закупок или дополнительных мерах по продвижению товара.

Информационная связь между блоками CRM и HRM обеспечивает возможность поощрения торгового персонала в зависимости от объема и динамики продаж, учета и оплаты рабочего времени в зависимости от режима торговли, времени суток, расположения торговой точки и других параметров, стимулирования перекрестных продаж и предложения персоналом клиентам сопутствующих товаров и услуг к уже приобретенному товару.

Кроме всего прочего, внедрение ERP-системы для торговли предполагает использование опыта управления бизнесом, накопленного в процессе развития системы. Он может быть формализованным, как в зарубежных «тяжелых» ERP-системах, или заключенным в отраслевой экспертизе разработчиков и внедренцев. Так или иначе, развитое решение класса ERP может оказаться существенным подспорьем для ведения и развития бизнеса торговой компании, так как часто оно содержит функциональность «на вырост», позволяющую достаточно легко реализовывать новые инициативы без необходимости доработки программного обеспечения.

«Фазовый переход» к ERP

До определенного уровня развития бизнеса потребности компании могут удовлетворять и разрозненные программные решения, позволяющие автоматизировать отдельные контуры управления хозяйственной деятельностью. Например, торговая организация может использовать отдельную систему для управления складскими операциями, отдельную систему автоматизации бухучета, CRM-систему, BI и, например, решение для мобильной торговли. Такая композитная система может быть вполне работоспособной. В то же время, ее использование сопряжено с проблемой интеграции и взаимного обмена данными. Обмен информацией определенного вида бывает необходимо организовывать в режиме реального времени, другие данные можно синхронизировать с заданной периодичностью. Не всегда обмен данными можно реализовать в необходимом режиме, кроме того, при одновременном ведении нескольких баз данных (часто разных форматов) возникают проблемы дублирования информации и сложности с определением источника актуальных данных, с которым необходимо синхронизировать все остальные базы.

Как правило, все указанные проблемы являются решаемыми. Однако с увеличением объемов обрабатываемой информации и ужесточением требований к оперативности ее обработки часть из разнородных информационных систем может перестать справляться со своими функциями. Кроме того, затраты на поддержание системы в «собранном» состоянии начинают серьезно расти. В этих условиях, компании, как правило, и начинают задумываться о переходе на единое решение «из одних рук», которое может справиться с обработкой больших объемов данных (за счет использования промышленной СУБД) и не требует серьезных затрат на сопровождение.

Кому именно это нужно?

Исходя из вышеописанного, можно указать, что типичным пользователем «торговой» ERP-системы является торговая компания, с потребностью в оперативной обработке больших объемов информации для обеспечения своего конкурентного преимущества. Подобная потребность может быть вызвана большими номенклатурой и ассортиментом реализуемых товаров, их высокой стоимостью, большими объемами продаж и закупок, сложностью цепочек поставки, территориально распределенной структурой компании, большой численностью персонала, сложным или часто меняющимся составом товаров, бизнес-моделью торговой компании и рядом других факторов или их сочетанием. По отдельным оценкам, потребность в ERP-системе для торговых организаций становится объективной при достижении 100 - 200 тысяч транзакций в сутки.

---------------------

Способы, подходы и проблемы внедрения ERP-систем в торговле

Подход к комплексной автоматизации торгового бизнеса предполагает решение ряда тактических вопросов, связанных с подготовкой проекта и собственно процессом внедрения. Для торговли эти вопросы не очень отличаются от тех, что возникают при внедрении ERP-систем в других отраслях. В зависимости от постановки задач и детальности рассмотрения количество этих вопросов может быть разным, как и важность отдельных из них. Среди них можно выделить более и менее важные, тем не менее, второстепенных среди них практически нет.

Как выбрать интегратора?

Одним из первых по очередности и не самым последним по важности в контексте внедрения ERP-системы является выбор интегратора. Как (печально) известно, даже хороший продукт можно плохо внедрить, поэтому провальные проекты достаточно часто бывают посвящены внедрению даже самых мощных ERP-систем (не во всех из них, впрочем, виноваты интеграторы). В этом контексте, конечно же, очень желательно сотрудничать с компанией, обладающей квалифицированными специалистами и опытом реализации проектов с отраслевой спецификой.

Вообще говоря, интегратор выбирается уже после того, как заказчик выбрал для себя ERP-систему (или несколько альтернатив), которую будет внедрять. Как правило, после этого объявляется тендер и рассматриваются конкретные предложения интеграторов. Можно предложить следующую процедуру. На первом этапе отсекаются предложения на базе других ERP-систем (на самом деле, отбрасывать их насовсем не стоит, возможно, они окажутся более выгодными для заказчика). На втором этапе оценивается квалификация интеграторов (по числу сертифицированных специалистов по нужной ERP-системе, количеству реализованных проектов, уровню партнерства с поставщиком программного решения) и отбрасываются не прошедшие отбор участники. На третьем этапе оцениваются сами предложения интеграторов (стоимость проекта, сроки реализации, стоимость поддержки и сопровождения, полнота учета работ) и выявляется самое приемлемое. После этого, возможно, имеет смысл сравнить выбранное предложение с исключенными из рассмотрения на первом этапе и, при необходимости, оценить их так же, как это было сделано с предложениями по отобранной заранее ERP-системой (ERP-системами).

Настраивать или подстраиваться?

Значительной важностью обладает вопрос совмещения бизнес-процессов организации с бизнес-процессами, уже заложенными в ERP-системе. Принципиально возможны три варианта: «ломать» бизнес под ERP-систему, «ломать» ERP-систему под бизнес либо сделать нечто среднее. В данном случае критерием принятия решения является влияние собственных бизнес-процессов на конкурентные преимущества компании. Как правило, в торговых организациях бизнес-процессы особенной уникальностью не отличаются и «подстройка» бизнеса под схемы, заложенные в ERP-системе просто приводит к повышению четкости и прозрачности операций и их упорядочиванию. Если же весь бизнес компании основан на уникальном подходе к торговле и все бизнес-процессы выстроены с его учетом, их замена на предлагаемые разработчиками ERP-системы приведет к потере конкурентного преимущества. В таком случае, необходимо перенастраивать программное обеспечение. Что касается промежуточного варианта, то он реализуется, когда при работе по распространенной схеме компания часть своих товаров реализует посредством уникальных методик собственной разработки. Подобная ситуация приводит к необходимости частичной перенастройки бизнес-процессов, реализованных в ERP-системе, при сохранении основной их части. Таким образом, достигается двойной полезный эффект: в организации упорядочиваются базовые бизнес-процессы и программное обеспечение начинает поддерживать ключевые для компании бизнес-процессы, обеспечивающие ей конкурентное преимущество.

Blitz kreig или помодульное внедрение?

Интересным также является вопрос о подходе к внедрению. Одним из вариантов является внедрение сразу всего функционала ERP-системы, его альтернативой – постепенное внедрение от модуля к модулю. С одной стороны, специфика торговой отрасли требует внедрять информационные системы максимально быстро. В противном случае можно просто остаться без покупателей. С другой же стороны, плавный переход на новое решение вызывает меньшее сопротивление персонала, позволяет уделить больше внимание настройке каждого модуля, является «движением от успеха к успеху» в отличие от «движения в никуда» при внедрении всей системы сразу, пока она не будет запущена в опытную эксплуатацию.

Скорее всего, на решение о выборе одного из подходов будут влиять конкретные условия, уникальные для каждого проекта, позиция поставщика ERP-систем (который обычно разрабатывает методику внедрения) и позиция интегратора. Если условия позволяют, возможно, стоит внедрять систему более плавно. В противном случае необходимо принимать дополнительные меры по работе с персоналом и обеспечению качества внедрения.

Начинать с торговых точек или с центрального офиса?

В случае автоматизации розничной сети часто возникает указанный вопрос. Начало автоматизации с центрального офиса позволит руководству получать единую картину бизнеса, сводить учетную информацию, формировать отчётность, оптимизировать деятельность в рамках всей сети. Однако пока не внедрены «фронт-офисные» части «торговой» ERP-системы в торговых точках, сводить особо нечего, как и формировать и оптимизировать, разве что вносить всю необходимую информацию в ERP-систему вручную.

В то же время, автоматизация торговых точек позволит оптимизировать работу каждой из них, но без «бэк-офисной» части ERP-системы в центральном офисе будет невозможно консолидировать накапливаемую в них информацию, готовить и сдавать корпоративную отчетность, а также управлять торговой сетью, как единой компанией.

В данном случае следует отталкиваться от целей, стоящих перед компанией. Если целью является организация централизованной системы учета, отчетности и оптимизации операций, скорее всего, необходимо начинать проект с центрального офиса. Если первична цель оптимизации торговых операций и повышения доходности торговых точек за счет использования ИТ, имеет смысл начинать внедрение с торговых точек. Однако, если позволяют средства заказчика и возможности интегратора, лучшим решением было бы параллельное внедрение ERP-системы в центральном офисе и в торговых точках.

--------------------

Ключевые особенности внедрения ERP в торговле

Как и любая область специализации деятельности экономических агентов, торговля обладает определенным своеобразием. Разумеется, указанная отраслевая специфика не может не влиять на автоматизацию бизнеса дистрибьюторских компаний, оптовых и розничных сетей. В целом, это влияние сказывается, как на функциональных требованиях к информационным системам, так и на требованиях к срокам выполнения проектов.

«Торговые» особенности ERP

В частности, как известно, для торговых организаций критичными являются процессы финансового учета и планирования, товарного учета, управления складскими операциями и запасами, управления цепочками поставок и взаимоотношениями с поставщиками, управления транспортом и логистикой, управления взаимоотношениями с клиентами, а также управления персоналом. Также, весьма важным для предприятий торговли является наличие мощного блока бизнес-аналитики.

Что же касается функциональности MRPII, то она здесь практически не востребована. Организации, выполняющие сборку реализуемой продукции или приготовление продаваемых пищевых и непищевых продуктов, могут использовать блоки или отдельные приложения, реализующие MRP и (или) управление рецептурой. Но как такового производства здесь нет. В то же время, управление торговлей имеет ряд общих черт с «бережливым производством», в частности, зависимость планирования всех внутренних процессов от внешнего спроса.

Кроме того, всем компаниям, работающим с физическими лицами, требуются дополнительные функции информационной системы, позволяющие автоматизировать операции в торговых залах, а также «мобильную» торговлю и (или) торговлю «с колес».

Таким образом, идеальная ERP-система для торговых организаций должна быть способна связать воедино все процессы от анализа спроса, рекламы и продвижения товара, до обеспечения постоянного наличия необходимой продукции на складах и в торговых залах, с учетом используемой модели бизнеса, постоянной оптимизации всех видов затрат и реализации принятой стратегии развития компании.

Специфика проектов

Что касается выполнения проектов внедрения, то можно выделить следующие особенности торговой отрасли. С одной стороны, бизнес-модели присутствующих в этом секторе экономики компаний достаточно хорошо поддаются классификации, а операции, как правило, стандартизованы. Таким образом, здесь довольно широко применяются преднастроенные типовые решения и типовые методики их развертывания, либо определенные их комбинации для предприятий с более сложной организацией бизнес-процессов.

Но, с другой стороны, торговые компании редко могут себе позволить трех-пятилетние проекты внедрения и, обычно устанавливают намного меньшие сроки выполнения работ. Небольшие проекты (например, автоматизация отдельного магазина розничной сети) выполняются иногда за 3-4 месяца, крупные проекты обычно длятся до 1-1,5 лет.

Кроме этого, практически все без исключения внедрения ERP-систем в торговле включают в себя разработку системы классификации и кодирования и проектирование на ее основе единой базы данных, содержащей номенклатуру предлагаемой компанией к продаже продукции. Указанная база должна содержать множество параметров описываемых товаров, включая цвет, фасон, аромат, вид упаковки, расфасовку, сорт, поставщика и множество других. При этом необходимо предусматривать возможность добавления произвольного числа дополнительных параметров, а также хранения их «истории» и работы с их значениями в зависимости от времени их внесения в базу. Довольно часто такие работы сопровождаются мероприятиями по переносу данных из унаследованных систем и их консолидации.

Не менее часто встречающейся задачей является интеграция ERP-системы со специализированными Retail-системами (например, TradeX), а также торговым оборудованием (POS-терминалами, сканерами штрих-кодов и т.п.), для чего необходимы соответствующие специалисты и программные решения, нигде, кроме торговли, не востребованные.

Отраслевые «оргвопросы»

Существуют и организационные особенности предприятий торговли. В частности, компании отрасли строятся по схеме «звезда»: сеть типовых торговых точек и центральный офис, с которым они все соединены. При этом в торговых точках реализуется «операционный» функционал, а в центральном офисе осуществляется консолидация накапливаемых в торговой сети данных, их анализ, финансовый учет и планирование и другие операции, обеспечивающие управление компанией, как единым целым. Часто в эту структуру включается единый складской терминал, из которого осуществляется распределение товаров по торговым точкам, а также транспортное подразделение, осуществляющее доставку указанных товаров в пункты назначения.

Последняя особенность позволяет разбивать проект внедрения единой системы на этапы или параллельно идущие субпроекты. Например, отдельно выполняются работы по автоматизации деятельности складского комплекса, отдельно – работы по автоматизации операций в магазинах или работы «мобильных» агентов и передвижных торговых точек, и отдельно – внедрения блоков CRM, SRM, финансового, аналитического контуров и(или) подсистемы управления трудовыми ресурсами.

Все равно – ERP

Таким образом, никак нельзя признать проекты комплексной автоматизации предприятий торговли «простыми» и говорить, что «настоящие ERP-системы есть только в промышленности». Отсутствие блока MRPII (который не всегда используется и на производственных предприятиях) вполне «компенсируется» необходимостью автоматизации логистики, складов, торговых операций, управления взаимоотношениями с поставщиками и клиентами.

Проекты внедрения методологии ERP в торговле обладают своей спецификой, которую, несомненно, необходимо учитывать, как заказчикам, так и исполнителям проектов (за последних, правда, едва ли следует волноваться). Указанные особенности отражаются как на функциональных требованиях к ERP-системам, так и на требованиях к опыту и квалификации интеграторов. Во многом определяют они и сроки и этапы реализации проектов. Учет всех (большинства) особенностей, присущих автоматизации торговой деятельности, позволяет существенно сократить риски и затраты, связанные с внедрением и, конечно, является необходимой составляющей предваряющих проект работ.

--------------------

Рекомендации по выбору и внедрению ERP в торговле

С учетом особенностей предприятий торговли и сформировавшейся практики ведения ERP-проектов в отрасли можно дать ряд общих рекомендаций для потенциальных заказчиков услуг бизнес-консалтинга.

«Информация правит миром»

Прежде всего, при любых обстоятельствах компании, планирующей впервые внедрять ERP-систему, необходимо провести самостоятельное исследование существующей ситуации и оценить, как уровень организации собственных бизнес процессов и их готовность к автоматизации, так и выбор систем автоматизации торгового бизнеса, а также предложение на рынке услуг бизнес-консалтинга (собственно консалтинг + внедрение). В процессе такого исследования желательно пользоваться материалами из разных источников (например, самостоятельно найденными в Интернет, полученными у коллег по бизнесу и приобретенными у аналитиков). Альтернативным вариантом является заказ услуг ИТ-консалтинга, но большинство компаний, оказывающих такие услуги, выполняют и собственно внедрение систем, а, следовательно, являются лицами заинтересованными. Компаний же, занимающихся «чистым» ИТ-консалтингом, на российском рынке весьма немного.

В результате проведенного исследования компания должна получить видение своего текущего положения и возможных путей дальнейшего развития. Желательно, также, получить оценочные суждения о косвенных потерях, которые компания несет без действующей ERP-системы, возможных выгодах от автоматизации, размере бюджета, который она готова выделить на проект (его, скорее всего, сразу нужно будет увеличить в полтора-два раза) и ожидаемом периоде окупаемости затраченных на внедрение средств.

Полученная информация, даже неполная и не абсолютно точная, позволит сделать вывод о том, нужна ли вообще компании ERP-система или можно обойтись какой-то комбинацией отдельных специализированных программных продуктов. Станет, также, понятно, требуется ли выполнять аудит и реинжиниринг бизнес-процессов, вносить какие-то изменения в бизнес-модель, организационную структуру, принципы управления компанией, чтобы стало возможно относительно «безболезненно» перейти к автоматизированной обработке деловой информации. Желательно, на этом же этапе точнее определить тип компании и ее бизнеса и выяснить, существуют ли отраслевые (они же – типовые проектные) решения для этого типа предприятий торговли или хотя бы возможность получить такое решение, скомбинировав несколько «близких» к желаемому. В результате, компания получит информацию о том, потребуется ли в ходе проекта выполнять доработки ERP-системы (или отраслевого решения на ее базе) под специфику бизнеса (что, естественно, увеличит стоимость проекта) или же существует возможность внедрить типовое решение, «привязав» его к предприятию посредством настройки нужных параметров. Кроме стоимостных характеристик проекта такая информация позволит судить и о сроках его реализации.

Определение общих требований

После ответа на вопрос «А надо ли?» необходимо подумать над вопросом «Что именно?», то есть определить общие требования к будущей системе. До того, как спускаться на уровень параметров производительности систем, объема поддерживаемых ими баз данных и т.п., необходимо согласовать на уровне руководства принципиальные вопросы. В частности, какие контуры системы управления предприятия будут реализованы, какова важность каждого из них для компании, в какой последовательности предполагается их внедрять, постепенно или сразу произойдет переход к выполнению всех операций в информационной системе, будет ли компания «подстраиваться» под ERP-систему или же ERP-система должна будет «прогнуться под компанию». Здесь же совершенно необходимо учесть стратегию развития компании. Так как после внедрения ERP-система станет информационной «нервной системой» организации, ее возможности должны обеспечивать поддержку всех запланированных изменений (роста бизнеса, выхода на новые рынки, расширения предлагаемого ассортимента и (или) способов продажи и др.). Соответственно, и при выборе решения это должно учитываться.

На базе формализованных таким образом требований на следующих этапах станет возможно разработать техническое задание, в рамках которого уже будут учитываться конкретные функциональные и технические требования к системе, вытекающие из выполненной общей постановки задачи.

Определение подхода к внедрению

Следующим вопросом, ответ на который должна дать компания, является «Кто будет внедрять?». Существует три принципиальных возможности: внедрять собственными силами, воспользоваться услугами интегратора, или сделать что-то среднее. Внедрение собственными силами часто обходится дешевле, но может длиться дольше. Собственные сотрудники несут прямую ответственность перед руководством компании, не разгласят бизнес-информацию, а также хорошо знают компанию и бизнес-процессы в ней. Однако, без опыта, который накоплен консультантами компаний-интеграторов, сотрудники компании могут неоднократно «наступать на грабли», о существовании которых не знают из-за недостаточного опыта. С другой стороны, при всем своем опыте и сотрудники интеграторов временами «успешно» проваливают проекты, им требуется время для того, чтобы разобраться в специфике конкретного предприятия и существует риск, что они станут причиной утечки важной внутренней информации. В то же время, консультанты, как правило, действуют в рамках разработанной и отлаженной методологии описания и анализа бизнес-процессов и внедрения ERP-систем, у них существуют готовые решения большинства проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта и им можно указать достаточно жесткие сроки. Промежуточный же вариант предполагает участие в команде проекта, кроме сотрудников ИТ-службы компании, сотрудников одного из интеграторов или даже вендора ERP-системы. Работы по внедрению при этом выполняются силами самой компании, а «внешние» участники команды проекта дают консультации по повышению эффективности работы, в случае необходимости обучают сотрудников компании, а также могут участвовать в управлении проектом.

Как правило, внедрение ERP-системы собственными силами – частый выбор промышленных предприятий, где традиционно существуют довольно крупные ИТ-отделы. Что же касается предприятий торговли, весьма часто они прибегают к услугам интеграторов.

ПРОЧИТАТЬ ДРУГИЕ СТАТЬИ:

Low-сode платформа ТУРБО для высоконагруженных приложений

Российский софт: когда гром грянул

Грядет битва за наследство SAP

Внедрение 1С:ERP в условиях импортозамещения

Low-code BPM-система ELMA4

Н. Касперская: "Сейчас импортозамещение – не просто фигура речи, а необходимость"

AVA ERP: Про планирование продаж

1С: ERP World Edition

Платформа "Визари" (Visary)

Презентация новой версии CREATIO 7.18

AVA ERP: Планирование производства по узкому месту