ЗАО «ТВЭЛ-инвест» – генеральный поставщик крупнейших холдингов атомной отрасли. Основной задачей ЗАО «ТВЭЛ-инвест» является оказание качественных и конкурентоспособных услуг по поставкам материально-технических ресурсов на предприятия, входящие в корпорации ТВЭЛ и «Атомредметзолото» В 2007 году в компании было успешно реализовано внедрение информационной системы на платформе SAP. О том, что способствовало успеху сложного проекта, мы беседуем с Аллой Межуевой, генеральным директором компании «ТВЭЛ-инвест».
– Сегодня не только хозяева компаний, но и операционные руководители все больше заботятся о повышении эффективности работы компаний, о целесообразном использовании всех ресурсов. Как, на ваш взгляд, использование передовых информационных технологий обеспечивает повышение эффективности деятельности компании?
– Наша компания занимается поставками большого количества материалов различной номенклатуры на предприятия корпорации ТВЭЛ и «Атомредметзолото». Особенность компании состоит в том, что ее бизнес достаточно прост по составу, но предполагает огромное количество транзакций. Очевидно, что работа с таким огромным количеством операций (более 100 тыс. договоров в течение года) связана с определенными трудностями. Поэтому с точки зрения повышения эффективности бизнеса качественное мощное ИТ-решение позволило серьезно сократить затраты, увеличить производительность труда компании и тем самым снизить себестоимость закупочного процесса для предприятий отрасли.
– Показатели эффективности – как экономические, так и иные – изначально закладывались при внедрении крупного решения?
– Да, ведь цели должны быть ясны сразу. Партнером по внедрению решения была группа «БДО Юникон». Поскольку до этого проекта мы не имели опыта реализации таких масштабных проектов, ребята нас многому научили, и в том числе – правильному подходу к внедрению, научили заранее планировать и закладывать в работу ожидаемые показатели эффективности.. Мы это сделали, и по итогам внедрения, анализируя эти показатели, мы поняли, что проект успешен. Нам удалось внедрить функционал в короткий срок и при этом добиться практически всех целей, которые мы запланировали, и достичь ожидаемого эффекта..
– Мы с вами начали беседу со дня сегодняшнего – с финиша проекта. Давайте вернемся на его старт. Как любой живой организм, компания проходит стадии зрелости. На определенной стадии возникает острая необходимость во внедрении ERP-системы. Как, с вашей точки зрения, можно охарактеризовать момент, когда компании необходимо приступить к внедрению комплексной ERP-системы?
– Я думаю, что эта необходимость возникает, когда ты осознаешь, что тебе как руководителю недостаточно информации для принятия адекватных решений, она недостаточно оперативна. В этот момент приходит понимание: необходим инструмент, который позволит охватить все стороны деятельности компании и даст возможность в любом ракурсе, в режиме текущего времени получать всю информацию о том, что происходит с компанией. Это касается и информации о производственных процессах, и информации о фактических и плановых финансовых показателях, и информации о качестве оказываемых услуг.
– В принципе получить такую информацию можно и путем грамотной интеграции имеющихся ИТ-систем – конечно, при условии, что они поддерживают все основные направления деятельности компании. Вы рассматривали такой вариант?
– Мы не просто рассматривали его – мы так жили некоторое время. В «ТВЭЛ-инвесте» уже имелись информационные системы, которые охватывали разные направления деятельности компании. Однако эти системы необходимо было постоянно развивать в соответствии с изменяющимися требованиями бизнеса, взаимосвязи между этими системами усложнялись. Кроме того, они не отвечали требованиям по оперативности и качеству информации. Со временем мы встали перед выбором: либо бесконечно дорабатывать имеющиеся системы, либо согласиться на серьезный проект внедрения SAP. Мы подумали – и выбрали второе.
– Впоследствии не возникло поводов пожалеть о своем выборе? В кулуарах иногда доводится слышать рассказы руководителей предприятий, которые не рады, что затеяли проект внедрения мощной ERP-системы, но обратной дороги нет – столько средств и сил потрачено…
– Нет, у нас подобных сожалений не возникало. Напротив, на сегодняшний день я как руководитель компании совершенно довольна отдачей от решения – и с точки зрения контроля деятельности компании, и с точки зрения полноты, оперативности и достоверности данных.
– На российском рынке представлено несколько ERP-систем ведущих мировых брэндов. Какие побудительные мотивы склонили чашу весов в сторону выбора именно платформы SAP?
– Сложно назвать единственную причину. Мы, разумеется, рассматривали все возможные решения, оценивали предложения нескольких ИТ-компаний, представлявших разные ИТ-продукты. В процессе выбора стало очевидно, что все решения одного класса схожи по объему функционала, стоят примерно одинаково, и силы, затраченные на их внедрение, тоже вполне сопоставимы. Поэтому на первый план вышел такой критерий выбора, как надежность. Причем имеется в виду не только работоспособность самой системы, но и перспективы ее развития. Мы решили, что лучше потратить серьезные средства на серьезное решение и создать фундамент, который позволит нам достаточно долгое время не думать о модернизации ИТ-системы. На сегодняшний день ресурс и потенциал платформы SAP, исходя из наших потребностей, практически бесконечны. Таким образом, мы внедрили систему с большим «запасом». При необходимости мы всегда можем подключить новую функциональность или откорректировать настройку системы.
И, конечно, на выбор оказал влияние авторитет компании SAP: как в России, так и во всем мире он незыблем. Естественно, мы ориентируемся на решения, которым уготована долгая жизнь, которые развиваются вместе с рынком.
– SAP – одна из самых лучших платформ, и ее внедрение – процесс достаточно длительный, сложный, требующий больших затрат. Ваши коллеги, стоящие на пороге аналогичного проекта, задаются вопросом: можно ли найти способы сокращения расходов на проект, требующий больших финансовых затрат? Ставили ли вы такую задачу? Что вы, опираясь на собственный опыт, могли бы посоветовать коллегам для уменьшения финансовых издержек?
– Задача сэкономить стоит всегда, у любого бизнеса. Разумеется, была она и у нас. Но всякий раз, решая подобную задачу, необходимо рассматривать альтернативы: для вас важна экономия или инвестиции в развитие? Надо отметить, что иногда при выборе того или иного ИТ-решения мы отдавали предпочтение более легким и дешевым продуктам. Но в случае с ERP-системой, поставив во главу угла экономию, можно оказаться в положении скупого, платящего дважды.
Сильно удешевить проект, вероятно, не получится. Но он жизненно необходим для компании, которая хорошо чувствует свою перспективу. Да, вы потратите год на внедрение системы – и это будет тяжелый, хлопотный год, вы потратите много денег, но зато тема ИТ-инфраструктуры у вас будет закрыта раз и навсегда.
– Разве возможно закрыть эту тему раз и навсегда?
– Я имею в виду, что вы создадите прочный фундамент. Отныне у системы есть ресурс, позволяющий создавать любые надстройки без титанических усилий и значительных затрат. И что крайне важно – с предсказуемым результатом. А сам процесс надстройки, разумеется, бесконечен – жизнь идет, требования меняются.
Я думаю, что любой руководитель сопоставляет расходы на ИТ-систему с доходностью своей компании. Для крупных компаний, предполагающих серьезное развитие, SAP Business Suite – очень хороший инструмент управления.
– Как любая крупная система, SAP Business Suite обросла изрядным количеством мифов. Например, бытует мнение, что SAP Business Suite – система очень жесткая, заставляющая строить систему бизнес-процессов под нее. Понятно, что при внедрении такой крупной системы неизбежны реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов. Но как вы находили баланс между трансформациями и традициями, между изменениями бизнес-процессов и модификацией ПО? В чем заключаются эти изменения?
– Я не почувствовала какой-то особенной жесткости системы. Тем более что изменения в бизнес-процессах у нас естественным образом назрели к моменту внедрения системы, и эти изменения очень хорошо легли на бизнес-логику SAP. Поэтому «диктата» со стороны системы мы не ощутили. Конечно, были какие-то изменения, которые пришлось внести в соответствии с бизнес-логикой SAP Business Suite, но этот процесс протекал в русле общего процесса изменений и не являлся кардинальным.
Более того, я считаю, что стандартные решения SAP в некотором смысле помогают найти более логичный вариант организации того или иного процесса. Внедряя систему, мы начинали видеть, что помимо тех бизнес-процессов, которые существуют в нашей компании, есть и другие решения. Иногда они оказывались более рациональными. Нам, например, пришлось существенно поменять функции своей коммерческой службы, которая непосредственно занимается поставками. Если раньше в функции сотрудников входило только формирование договоров и совершение поставки, то на сегодняшний день на них лежит в том числе и функция заведения в систему всех документов, связанных с поставками, и фактически некоторая часть функций бухгалтерии. При этом численность персонала коммерческой службы не увеличилась, поскольку нам удалось оптимизировать логистическую цепочку, но мы смогли наполовину сократить персонал бухгалтерии. Вот, на мой взгляд, один из ярких примеров эффективности внедрения системы.
– Даже в том случае, когда бизнес-процессы компании удачно совпали с бизнес-логикой SAP Business Suite, всегда остаются уникальные бизнес-процессы, которые не вписываются в систему и требуют доработки функционала. Ставилась ли вами задача доработки функционала системы, была ли она выполнена полностью?
– Да, безусловно. При всей его пресловутой жесткости, SAP обладает высокой степенью гибкости. Нам удалось настроить все функциональные блоки, которые были необходимы.
Под свои требования нам пришлось разрабатывать только блок, связанный с документооборотом. Причем идеальное решение было найдено не сразу, мы несколько раз дорабатывали ТЗ, изменяли схемы бизнес-процессов. И система каждый раз оказывалась способной поддержать любые изменения. В результате компании, стоящие перед необходимостью создания аналогичной системы, приезжают перенимать наш опыт.
Разумеется, доработки коснулись и системы отчетности. Но это стандартная ситуация, а в остальном мы пользовались широкими возможностями настроечного аппарата.
– Ваш проект внедрения SAP Business Suite с полным основанием можно назвать успешным. Каковы, на ваш взгляд, главные факторы успешности проекта внедрения сложной комплексной системы?
– Самое главное – надо создать в компании общее понимание необходимости смены ИТ-решения. Ничто так не стимулирует людей к пристальному вниманию к проекту, как осознание необходимости перемен. Никакие премиальные, мне кажется, не вызвали бы такого желания работать, как понимание острой необходимости прочной, многофункциональной, красивой информационной системы.
Важную роль играет и система жесткого планирования проектных работ. Поскольку заявочная кампания имеет строгий цикл, сроки внедрения системы были достаточно жесткими.
Мы не поскупились на время, потраченное на внутренний пиар проекта. «Мы понимаем, – говорили мы сотрудникам, – что целый год нам всем предстоит работать в напряженном режиме, вечерами, иногда и по выходным. Особенно тяжело придется ключевым пользователям. Но, во-первых, без системы мы не сможем развивать бизнес, во-вторых, проект – это не только тяжелый, но и увлекательный труд. Участвуя в таком масштабном проекте, вы обретете дополнительный опыт и повысите свою рыночную стоимость». Подавляющее большинство сотрудников отнеслось к этим доводам с полным пониманием.
На мой взгляд, поддержка сотрудников – это самый главный фактор успеха проекта. Если пользователи будут сопротивляться изменениям – система так и останется «чужеродным телом». Поэтому я бы посоветовала всем руководителям, стоящим на пороге внедрения ERP-системы, в первую очередь убедить своих сотрудников в том, что система необходима и им тоже. Они должны не просто верить руководству на слово, а осознанно участвовать в процессе.
Второй основной фактор – внимание к проекту руководства. Как известно, бесконтрольный процесс затухает, поэтому поддержка руководства на всех уровнях, личное участие руководителей в разрешении спорных ситуаций жизненно необходимы для успеха проекта.
Если сложить оба эти фактора и пригласить квалифицированных партнеров по внедрению – успех будет неизбежен.
http://www.expert.ru 
