Сейчас, когда многие проекты по «экстенсивному» развитию ИТ приостановлены, у ИТ‑служб есть время заняться оптимизацией эксплуатируемых бизнес-приложений. Эволюция ИТ-систем на многих отечественных предприятиях идет очень сложным и нередко неформализованным путем. Управление изменениями в бизнес-процессах и ИТ-системах, их поддерживающих, происходит самым загадочным образом. Сейчас как раз самое время наводить порядок в работающих системах.
В ОАО «Салаватнефтеоргсинтез» этим занялись задолго до кризиса, подошли к делу обстоятельно, начав с редокументирования давно работающей системы SAP ERP. Может быть, недалек тот день, когда подобные действия приобретут массовый характер, но пока проект является инновационным. О проекте рассказал директор по внедрению информационных систем «Салаватнефтеоргсинтеза» Вячеслав Сергеев, выступление которого на форуме ARIS Process Day ‘2008 вызвало большой интерес участников.
Редокументирование ERP-системы как отдельный проект — весьма нетривиальный ход. Расскажите о причинах, побудивших вас начать такой проект.
Вячеслав Сергеев: Начало внедрения системы SAP ERP в ОАО «Салаватнефтеоргсинтез» датируется 1998 годом. В настоящее время задействованы двадцать два модуля, система объединяет более тысячи двухсот пользователей. Их поддержкой и внедрением новой функциональности занимается проектный офис в составе тридцати шести человек. Кстати, соотношение числа ИТ-специалистов службы поддержки SAP и пользователей системы сравнительно невелико — другим предприятиям нефтегазовой отрасли, как правило, требуется больше людей для поддержки аналогичного количества рабочих мест.
За прошедшие десять лет коллектив проектного офиса практически полностью сменился, к тому же внедрение системы было очень плохо документировано в SAP Solution Manager. Процесс внедрения носил фрагментарный характер, и в последнее время было стойкое ощущение беспорядка в системе: мало кто понимал, что она представляет собой в действительности. Поэтому нужно было выяснить, какие транзакции и отчеты, когда, как и кем используются. Ведь избавившись от лишних элементов системы, можно существенно сократить затраты на её обслуживание и сопровождение и заняться внедрением новых, «актуальных» функций. Кроме того, было подозрение, что у нас непропорционально высок процент собственного кода. Ну и необходимо было выяснить, какую долю занимают используемые транзакции в полном списке бизнес-процессов, предлагаемых системой SAP, с прицелом на то, чтобы больший акцент сделать на использовании стандартных бизнес-процессов. Ответы на обозначенные вопросы можно было получить с помощью редокументирования SAP ERP. Для выполнения проекта мы выбрали компанию IDS Scheer, которая смогла предложить адекватную стоимость.
Поскольку большого опыта ведения подобных проектов на отечественных предприятиях ни у кого нет, вероятно, вам пришлось столкнуться с трудностями?..
Когда в конце мая 2008-го был дан старт проекта по редокументированию SAP, одновременно начался запланированный ранее проект перехода на новую версию ERP-системы. Причем ни один из этих проектов переносить по времени было нецелесообразно, так как апгрейд подразумевал организацию дополнительной работы большого количества пользователей системы, что возможно только в определенные «окна» в году.
В конце августа мы успешно завершили её обновление, выдержав увеличенную нагрузку и уложившись в три месяца. Проект по редокументированию длился чуть дольше — до октября 2008 года (в соотвествии с планами), поскольку включал в себя не просто отражение используемых транзакций в ARIS-модели и SAP Solution Manager. Консультанты должны были также дать сплошное описание двух бизнес-процессов — «Отгрузка готовой продукции» и «Расчет заработной платы». Однако само по себе редокументирование показало только те фрагменты SAP ERP, которые мы используем в своих бизнес-процессах, но не дало данных относительно использования других систем, например Microsoft Excel. И для того чтобы построить полную карту процессов, пришлось опросить всех участников выбранных бизнес-процессов и разобраться во всех вариантах исполнения. Все эти варианты нужно было проанализировать и задокументировать «как есть».
В ходе проекта использовался программный инструмент, который подключается к системе и собирает статистику использования. Были собраны и проанализированы данные по использованию SAP ERP за период с января по май 2008 года. Консультанты создали карту соответствия наших бизнес-процессов референтной модели процессов SAP.
И к каким результатам это привело?
Данные, которые мы получили в результате анализа и документирования, полностью подтвердили наши опасения: оказалось, что более половины собственных транзакций и около 85% разработанных ранее отчетов не используются, и почти треть их были использованы менее десяти раз за анализируемый период. Причем 38% транзакций и отчетов использовались только одним работником.
Опираясь на результаты проекта, мы приняли стратегическое решение о повышении использования стандартной функциональности SAP ERP и планомерном снижении доли собственных разработок. Да, когда-то в них была необходимость, но сейчас те из них, что не используются, фактически превратились в «мусор». Особого вреда в этом нет, но это балласт, от которого пора избавиться.
Второе — мы получили рабочую документацию на ERP-систему и снизили зависимость от квалификации персонала, обслуживающего ее.
Наконец, на основании полученной информации есть возможность усовершенствовать бизнес-процессы. Результаты редокументирования ERP-системы мы использовали в проекте по оптимизации процесса отгрузки готовой продукции, который выполняли уже своими силами. До недавнего времени информация об отгрузке поступала с запозданием до нескольких дней. Сейчас мы добились того, что по части продукции эти данные поступают непосредственно после отгрузки. Я надеюсь, что в ближайшее время нам удастся полно и плодотворно использовать полученные в результате редокументирования сведения для оптимизации бизнес-процессов компании и повышения ее операционной эффективности.
http://www.iemag.ru 
