Элементарный обман при демонстрации возможностей ERP-систем стал главным спутником этих самых демонстраций. Слова «конечно», «нет проблем», «легко настроить», «уже реализовано» звучат постоянно, а презентующий гордо улыбается и излучает уверенность. В такой ситуации даже как-то неудобно проверять слова уверенного в себе консультанта. Остается только верить.
Вы полны уверенности, что нашли именно тот продукт, который искали. Ведь он все умеет и в нем уже все реализовано, а если чего и нет, то «это легко можно настроить». «Да, именно так говорил менеджер на демонстрации» - вспоминаете вы в последствии. И вот вы начинаете проект по внедрению….
Вы в ярости от того, что в реальности система ничего не умеет и не приспособлена к особенностям ведения бизнеса в России. Так еще и консультант, которого вам прислали, у вас же спрашивает, как этот самый бизнес вообще работает, и регулярно находит поводы для удивления.
Именно по такому сценарию проходит большая часть проектов по внедрению ERP систем. И изменить эту практику могут только сами заказчики, заранее предъявляя необходимые требования и к продукту и к специалистам, которые будут вам помогать в его внедрении. И не просто предъявлять требования, а проверять и убеждаться, что они действительно реализованы и работают.
Многие испытали на себе, когда приступали к внедрению, насколько слова, сказанные на демонстрации ERP-системы, расходятся с ее реальными функциональными возможностями. При проведении презентации ведь что главное? Правильно – продать и получить премию! А при внедрении…ну кто там чего вспомнит? А даже если и вспомнит, то вам скажут, что вы просто не правильно все поняли.
Я надеюсь, мои советы помогут тем, кто выбирает продукт, по крайней мере, не дать себя обмануть слишком грубо. Эта статья не является инструкцией по тестированию ERP-систем, здесь я скорее хочу показать каков должен быть подход к тестированию, как необходимо себя вести, чтобы не дать себя ввести в заблуждение.
Итак, вы договорились о проведении демонстрации. Конечно, смотреть нужно боевой продукт, а не картинки в PowerPoint, потому что там вам, конечно же, нарисуют красивые графики, уходящие вверх, показывающие, как будет расти ваш бизнес сразу после запуска системы и ну и все в таком ключе.
На слова типа «легко настроить» реагируйте просто – «настройте и покажите». В 80% случаев ответом будет либо невнятное «мычание», либо что-то еще более невнятное.
Никто не хочет говорить – «этого наша система не умеет», «это необходимо разрабатывать» и т.д. И очень любят говорить «нет проблем», «уже работает», «легко настроить». А еще очень любят рассказывать, как работает система, а не показывать. И вот ваша задача – именно заставить показывать. Потому что, в противном случае, у вас не будет уверенности в том, что это действительно работает.
Логистика.
Это ключевой участок любой системы, на базе которого строится все остальное. По крайней мере, я так считаю. Соглашаться со мной не обязательно. Да и не суть.
Необходимо, как минимум, наличие готовых простых цепочек поставки - Заказ поставщику – Счет поставщика – Инвойс (при российских закупках это накладная поставщика). При закупках за рубежом схема может быть проще. Там, как правило, Заказ-Инвойс (или несколько инвойсов), поскольку счет всегда по составу соответствует инвойсу, а вот в России вам могут выставить счет, а товар привезти тремя накладными и вы должны иметь возможность это правильно отразить в системе. Не будем говорить о более сложных поставках, где используется паспорт груза, упаковочный лист и т.д. Иначе, некоторые могут посчитать, что я слишком завышаю требования.
В цепочке должна четко прослеживаться связь между этими документами. Вот заказ, а вот какие (именно какие, потому что их может быть несколько) счета от поставщика были выставлены в ответ на этот заказ. В счете от поставщика я должен четко видеть, на основе каких заказов он сформирован. Не надо бояться просить все показывать, причем так, чтобы все было видно и понятно. Занесите 2 заказа и сформируйте на их основе 1 счет поставщика. Или сформируйте 1 заказ, а затем 2 счета поставщика по нему. Сформируйте заказ на 3 шт. одного товара, т.е. наименование одно, а кол-во 3. А затем попросите отразить следующую ситуацию: на 1 шт. поставщик выставил один счет, а на 2 другие другой счет. По второму счету одна штука пришла по одному инвойсу, а вторая по другому инвойсу. В каждом из этих инвойсов, по каждой позиции должно быть ясно – по какому счету поставщика эта позиция. Такое в жизни случается. Вы заказали у поставщика 3 одинаковых сервера, он вам выставил 2 счета. В одном счете 1 сервер, во втором 2 сервера. Второй счет приехал двумя накладными. Реально? Более чем!
В данной ситуации я говорю о простой цепочке поставки (количество документов в этой цепочке может быть и больше, в зависимости от бизнеса и вашего желания эти документы фиксировать), не заостряя внимание на дополнительной информации, которую должны нести эти документы (например, возможность фиксации внешних номеров этих документов, плановых дат поставки и т.д.)
Где и как заносится ГТД в поставках?
Где в заказе (инвойсе, и вообще во всех остальных документах) видно – по какой «нашей» организации проходит этот документ?
Проведите простую операцию - попросите занести заказ по одной из «наших» компаний, сформируйте не его основе инвойс и укажите в нем другую «нашу» компанию. Если этот вопрос жестко не контролируется системой, будет бардак с документами. Заказ по одной фирме, инвойс (накладная) по другой…Концы не найдешь.
В списке заказов должно быть видно, какие обработаны, а какие нет. Если по заказу полностью сформированы инвойсы (или счета поставщиков, это какую схему использовать), это должно быть видно (с возможностью детализации, какие именно инвойсы и возможностью в них «провалиться»).
То же самое в списке инвойсов, должно быть понятно, какие инвойсы полностью оприходованы на склад, какие нет. В документе должно быть ясно по каждой товарной позиции, на какой склад, кто и когда оприходовал товар.
Выбор лучшего поставщика (можно назвать и круче - проведение тендера). Это необходимо, когда речь идет о поставке большого количества наименований. Должна быть возможность формирования потребности в закупке некого количества наименований. Эта потребность отправляется (как? Пусть покажут) возможным поставщикам. При отправке потребности поставщику должна быть возможность отразить для каждой позиции не только part number (хм, а есть ли он в системе? Не плохо бы уточнить), но и артикул этой позиции этого поставщика (part number есть не всегда, поэтому иногда нужно работать по артикулам поставщиков). Иными словами, ваш поставщик ведь может быть капризным малым и просить вас присылать спецификации уже в Excel, и это вполне разумное требование. В ответ поставщики присылают свои предложения. Вы закачиваете эти предложения в систему и делаете выбор лучшего поставщика. Вот и пусть покажут, как это все происходит, только медленно, а то можно упустить важный нюанс, который потом окажется фатальным.
Работа с прайс-листами поставщиков.
Если вы по каждому наименованию работаете с группой поставщиков, значит, вы постоянно работаете с прайсами поставщиков. Значит, должна быть возможность их закачки в систему. Так, чтобы находясь в классификаторе (каталоге, справочнике, назовите как угодно) товаров, я мог видеть – у какого поставщика сколько эта позиция стоит, а также дату закачки, чтобы понять, насколько цена актуальна. Такая возможность позволит делать первичный выбор предполагаемых поставщиков достаточно быстро. Можно делать выбор лучшего поставщика и по этим ценам, а не на основе предложений, тут все зависит от вас.
Логистические (транспортные) услуги.
Должна быть возможность их учета. Я должен иметь возможность заказа этих услуг и привязки их к различным поставками. Вот я сделал заказ на доставку груза. И стоимость этой доставки распространяется на вот эти 2 инвойса. Попросите показать, где видно, с какими инвойсами связана транспортная услуга. А теперь покажите мне в этих 2 инвойсах входную цену товара. Я должен видеть по каждой позиции цену, по которой я ее купил и цену, по которой она мне реально обошлась со всеми транспортными затратами (это не только доставка груза, это его страхование, таможня и т.д.). Для чистоты эксперимента лучше сделать 2 заказа на услуги (груз везли двумя этапами и везли две разные транспортные компании) и привязать их к 2 инвойсам, т.е. должна соблюдаться матрица – многие ко многим. В каждом инвойсе должно быть видно, что к нему привязаны вот эти две услуги. Где в транспортных услугах видно, что они оказаны, где видна задолженность перед логистическими операторами?
ToDay. Или сводная потребность в закупках, назовите как угодно. Я – менеджер по закупкам. Где я вижу, что именно я должен закупить? Сюда должны попадать данные из разных мест системы – заявки на закупку от менеджеров, заявки с производства, плановые закупки. Должно быть ясно - что купить, сколько, кто заказал, когда, под какого клиента (или под производство или просто на склад), по какому документу, по какому проекту, к какой дате необходимо закупить (поинтересуйтесь, откуда берется эта дата). Иными словами, вся необходимая информация, чтобы не надо было по каждой позиции проводить плановый «обзвон» ответственных сотрудников, которых постоянно нет на месте.
Если единой, сводной потребности нет, значит, менеджеру по закупкам придется пользоваться подручными средствами типа «факс», «бумажка», «e-mail» и т.д. Бардак в закупках гарантирован.
Менеджеру по закупкам будет удобнее, если в today будет виден основной поставщик этой товарной позиции и плановый срок поставки каждой позиции основным поставщиком, а также желаемый срок поставки клиенту, чтобы сразу понять – есть проблемы со сроками или нет. Должны быть ясны те позиции, по которым сроки «поджимают», значит нужно или искать другого поставщика или передоговариваться с клиентом и переносе сроков.
Перевозки между складами.
Как происходит процесс перевозки товара между складами? Как формируется заявка, где видно, какой груз в пути? Где видно, что груз доехал до места? Кто возил, на какой машине, кто экспедитор и т.д.
Планирование поставок.
Где и как задаются стандартные сроки поставки товаров поставщиками? Если возможность указывать эти сроки группами товаров? Например, Поставщик1-группа товаров «сервера»-60 дней. Поставщик№1-группа товаров «сетевое оборудование» – 30 дней. И как эти сроки используются в планировании сроков поставок товаров. Зачем нужны плановые сроки поставки, спросите вы? А без этого вы просто не сможете ни планировать свои потребности в плановых закупках, ни оценивать сроки поставок различными поставщиками при необходимости закупить тот или иной товар.
Если нет возможности задавать плановые сроки по группам товаров, то придется эти сроки задавать по каждой товарной позиции. Один и тот же товар могут поставлять несколько поставщиков. Если при этом товарных позиций десятки тысяч, то мне вас жаль. Придется нанимать сотрудника для администрирования этой бесконечной таблицы.
Какие в системе существуют инструменты по планированию закупок «на склад»? Как конкретно система планирует потребность? Если для планирования используется простой метод «достижения страхового запаса», то завышенные складские запасы вам гарантированы, а это «заморозка» оборотных средств. Что в системе есть «страховой запас»? В чем он измеряется, в штуках или в днях продаж? Как система определяет «точку заказа»? Как система учитывает текущие поставки, которые уже заказаны, которые уже в пути? Где видно, сколько и чего я должен закупить и почему.
Закупки под «заказ»
Простая цепочка: клиент заказал товар, ему выписали счет, на основе которого сформировали заявку на закупку. В Today появилась заявка, ее обработали и заказали поставщику. В счете (который мы выписали клиенту) это видно? Могу я (менеджер по продажам) из счета контролировать процесс закупки? Где я вижу, что мой товар заказали, что он выехал, что плановая дата поставки такая-то. Чтобы не терзать менеджеров по закупкам и самому все видеть. Могу я (в данном случае уже менеджер по закупкам или его руководитель) в инвойсе (заказе поставщику, счете поставщика) видеть – под кого я везу товар. Когда груз приехал на склад, клиент получил резерв на складе в счете (заказе)? Если нет, то нет никакой цепочки. Какой смысл в закупке «под заказ», если клиент в итоге резерв не получит? Бутафория. Вы будете вынуждены все это отслеживать вручную, и заказанный под одного клиента товар будут вечно отгружать не тому, кому надо.
Серийные номера изделий
Покажите мне, для начала, просто список серийных номеров, которые есть у нас в базе. Возьмем любой серийный номер. Что я вижу, глядя на него? Где он сейчас, на складе, у клиента, в ремонте или где? кому он продан, где куплен и по какому инвойсу приехал к нам, как затем перемещался и т.д. и как в итоге добрался до клиента. Короче говоря, должна быть вся история жизни этого серийного номера, с возможностью «провалиться» в любой документ из истории.
Какие существуют методы занесения серийных номеров? В ручную, сканером, ТСД, импортом. Уточните этот вопрос, может пригодится.
Склад
Где и как кладовщик видит, что, когда, от кого, по какому документу к нему должно поступить? Короче говоря, планирующиеся приходы.
Где и как кладовщик видит, что, когда, кому и по какому документу он должен отгрузить? Планирующиеся отгрузки.
Покажите мне, как организован процесс подбора груза на складе. Вот ко мне на склад поступила заявка на отгрузку товара. Его надо еще найти на складе, подготовить и т.д. (короче собрать в кучу, упаковать и т.д.). Только после подбора менеджер будет давать команду транспортному отделу на доставку груза, потому что подбор груза может занимать несколько дней. Видит ли менеджер у себя в счете – подобран ли груз на складе? Снижает ли подобранный груз логический остаток, если нет, то это чепуха, а не подбор груза. Это значит, что на складе можно будет собрать гораздо больше, чем есть свободного товара (т.е. логического остатка). Несчастные кладовщики будут постоянно получать распоряжения на подбор товара, которого уже нет.
Покажите, как формируются распоряжения для склада на отгрузку товара. Влияют ли эти распоряжения на логический остаток? Иными словами, если на складе 10 штук товара (логически, а не физически), то можно ли сформировать распоряжение на отгрузку 15 штук. Если да, то это работать не будет. Склад будет регулярно получать распоряжения на отгрузку товара, которого у него нет, потому что он только что его уже отгрузил.
Классификатор товаров и услуг
Классификатор товаров, это не просто справочник, как многие думают. Это «гора» функциональности и информации.
Срезы остатков. Вот я нахожусь на позиции классификатора. Я должен видеть не просто на каких складах есть этот товар физически, но и логический остаток на каждом складе и всего по компании. Проведите простую операцию – выпишите счет (ну или заказ, не важно, это какую схему использовать) клиенту, зарезервируйте товар на конкретном складе. А теперь встаньте в классификаторе на этот товар и попросите показать вам остатки этого товара на этом складе. Должно быть видно, что физически столько (например, 15), резерв столько (например, 7) и логически столько (соответственно, 8). Попросите развернуть цифру резерва, чтобы программа показала - по каким счетам сформированы резервы.
Работать со складом без логического остатка нереально.
Находясь на товарной позиции в классификаторе, необходимо иметь возможность посмотреть историю поставок этой позиции, историю продаж. Посмотреть, сколько на текущий момент этой позиции заказано поставщикам, сколько в пути от поставщика к нам, сколько в пути между складами, сколько в пути к клиенту. Также должна быть возможность детализации этих цифр вплоть до документов. Находясь на товарной позиции должна быть возможность развернуть остатки на складах по серийным номерам.
Замены, аналоги, зип и прочие связи между товарами организованы? Вот я нахожусь на товаре, его нет на складе, что могу клиенту предложить взамен?
Как посмотреть историю движения определенного товара по определенному складу. Так что было понятно, когда товар поступал на склад ( и по какому документу), когда отгружался (по какому документу), с возможностью «провалиться» в документ.
Возможность посмотреть историю остатка (то же самое, что и история движения, но с хронологией остатка) определенного товара на определенном складе.
Возможность понять остатки всех товаров на определенном складе на определенную дату (т.е. задать дату и склад и получить остатки товаров на этом складе на эту дату).
Находясь на товаре, можно посмотреть его текущую скользящую себестоимость? Историю изменения цен можно посмотреть? Цены ведь регулярно меняются, причем не только себестоимость, но и отпускные, и закупочные цены.
Сборочное производство
Вот я выписал счет клиенту, согласовал с клиентом состав. Как мне сформировать задание на производство?
В задании на производство будет видно из чего я должен собрать это изделие? Иными словами, как в задании на производство формируется состав изделия? Если я в счете клиенту изменил стандартный состав изделия, где это видно в задании? Могу я прямо из производственного задания сформировать заявку на закупку недостающих комплектующих? Могу я из производственного задания наблюдать за процессом закупки? Как мне из производственного задания посмотреть, что есть на складе, а чего нет?
Как формируется себестоимость изделия? Соберите изделие и проверьте его себестоимость. Она должна складываться из себестоимости комплектующих. Это как минимум. А могут быть еще какие-то затраты в себестоимости.
Где план производства? Например, план на месяц, на основании которого уже формируются сменные задания. Где в плане видно, что из этого плана уже сделано, что не сделано. Можно ли из плана «провалиться» в сменные задания?
Если вы производите изделия «на заказ», значит, система просто обязана уметь создавать уникальный номер каждого конкретного изделия и резервировать изделие на выходе из производства за тем клиентом, который его заказал. В противном случае, вам останется только уповать, что все будут помнить, где чье изделие и не перепутают изделия при отгрузке. А это происходит регулярно. Сам не раз являлся клиентом таких производственных компаний.
Транспорт
Где и как формируются заявки на доставку? В заявке должно быть понятно, кто сформировал заявку, что, куда, кому отвезти. Понятно ли в заявке на доставку, на каком основании ее сформировали, т.е. по какому счету (заказу) везем груз? Желаемые сроки доставки как указываются? Видно ли, что груз уехал? Где видно, что груз приехал? Часть товара довезли, часть нет, как это сделать? На какой машине возили товар? кто был экспедитор? Сами возили или транспортной компанией? Если транспортной компанией, то какой? Где видно, что эти доставки выполнены, а эти нет.
Вот я сформировал распоряжение на доставку груза. Как кладовщик узнает, что, когда и кому он должен отгрузить? Иными словами формируются ли по доставкам распоряжения на отгрузку товара со склада? Меняют ли эти распоряжения логический остаток склада?
Проекты
Для начала попросите показать просто список проектов. Можно ли прямо из списка проектов провалиться в счета по проекту, заказы, доставки и другие документы?
Вернемся к списку счетов (заказов и других документов). Видно ли в документе, какому проекту он принадлежит? Можно ли перепривязать документ к другому проекту?
Если какая-то система утверждения проектов? Где видно, что проект утвержден? Можно ли проекты делить по направлениям деятельности компании?
Есть ли возможность хранить файлы в проектах (да и не только в проектах, но и, в других местах). Если система не может хранить файлы в базе данных, значит, будут проблемы с хранением проектной документации и других файлов. Где ее хранить? На компьютерах? Не прозрачно, не безопасно, да и пропадают файлы регулярно при таком хранении. Ну а что с ними происходит при увольнении того, на чьем компьютере они хранились, и говорит не стоит. Простой эксперимент – вот на диске моего компьютера есть файл. Попросите привязать его к проекту. А теперь давайте-ка удалим файл с моего компьютера. Ну а теперь откройте этот файл из проекта. Как работает система блокировки доступа к этим файлам? Например, проект утвержден, может рядовой сотрудник удалить файл? Если нет, то где это видно и как регулируется система доступа к таким файлам? Можно ли по проекту посмотреть его финансовые показатели? Выручка, доход, затраты, прибыль и т.д.
Само собой, что все логистические и другие бизнес-процессы должны поддерживаться и системой управления проектами. Иными словами, любой процесс должна быть возможность провести как в рамках проекта, так и вне его.
Финансы
Где и как настраивается финансовая отчетность? Где задается валюта финансовой отчетности? Если ли возможность отражения показателей в разных валютах?
Сделайте две разновалютные продажи. Одну в рублях, другую в долларах. А теперь посмотрите, что покажет, например, показатель «выручка».
Есть ли в системе готовые финансовые отчеты по прибылям и убыткам (P&L), движению денежных средств (CashFlow). Как они настраиваются? Можно ли их менять и модифицировать? Если да, то как? Инструкция есть?
Что есть в системе график платежей? Вот я руководитель компании. Где я вижу, что мне нужно платить, кому, сколько, когда, за что и т.д. И как я эти платежи утверждаю и ставлю в график? Короче говоря, то, чем занимается руководство компании постоянно и ежедневно и с чем имеет постоянные проблемы.
Можно ли получить выручку (и другие показатели) в разрезе клиента, проекта, документа, товара, менеджера, отдела, «нашей» организации (которых может быть несколько)? Если да, то покажите пальцем - где видно, что это разрез именно по ЭТОЙ нашей организации или именно по этому клиенту и т.д.
Как и где задается валюта себестоимости? Если ли возможность себестоимость разных товаров учитывать в разных валютах? Зачем, спросите вы? Все просто: вы купили товар за 1000р, а себестоимость у вас в долларах. Курс меняется. Ваш товар через месяц вдруг стал стоить 1200р. С какой стати? Если российские товары учитывать в рублях, а европейские в евро, то расчет стоимости склада в финансовой отчетности будет более точным.
Как работает система управления затратами компании? Если система прохождения затрат? Иными словами, нужно потратить деньги (например на рекламу). Вот как конкретно это происходит? Кто и какой документ оформляет, кто и как его утверждает, кто и как его оплачивает? Где видно, что мы оплатили рекламу, и где видно, что нам ее оказали, где видно, что все документы мы получили? Проведите простой эксперимент – оформите затраты по рекламе, укажите, что она нам уже оказана, но не оплачивайте. После этого попросите показать финансовую отчетность компании, где видны следующие показатели:
а. Затраты по рекламе (тут должна быть сумма этой самой рекламы)
б. Платежи по рекламе (тут ничего не должно быть, мы ведь не оплатили)
в. Задолженность перед контрагентами (тут как раз должна быть та несчастная компания, которой мы не оплатили)
Есть ли в системе сводная финансовая отчетность, из которой понятно как меняются во времени показатели деятельности компании? Как меняется объем продаж в течение года, например. Ну или другие показатели.
Можно ли посмотреть историю изменения себестоимости конкретного товара? Это нужно для поиска ошибки. Если у вас есть перед глазами четкая история, где видно, по какой цене приходил товар, какая была и какая стала себестоимость, вы без труда найдете ошибку. Например, резко выросла себестоимость какого-то товара. Что делать? Как найти, почему она выросла? Только имея перед глазами историю изменения, где ясно сказано, что вот пришел товар по инвойсу № по цене 1000$, а до этого себестоимость товара была 20$. Вот и ищите проблему в этом инвойсе, там либо ошибка в цене, либо логистические услуги по доставке груза «бриллиантовые».
Продажи.
Какие в системе есть готовые цепочки документооборота. Например, заказ - коммерческое предложение – счет – накладная (накладные). Или, коммерческое предложение – договор – счет – накладная (накладные). Ну и т.д. Где видна связь между документами в рамках одной цепочки. Пройдите по цепочке от заказа до накладной, так чтобы было понятно – вот мы сделали заказ, вот коммерческое предложение, а вот два счета, которые мы сформировали на основе этого коммерческого предложения. В этих цепочках также должна быть возможность дробления позиций. Вот есть заказ. В нем 3 наименования. На 2 наименования мы сформировали коммерческое предложение (ну или счет, не важно). А третье наименование мы не смогли предложить клиенту. Или так: Вот есть заказ клиента. Два наименования перенесены в один счет, а третье наименование в другой счет. Все это должно быть видно и понятно в заказе.
Вот у меня есть счет (или заказ, как угодно), в нем 3 товарные позиции. Можно зарезервировать на складе только одно наименование? А остальные 2 отправить в закупку.
Или ситуация сложнее: есть одно наименование в количестве трех штук. Одну штуку зарезервировать на складе, а 2 другие штуки отправить в закупку?
Вот есть отгруженный по счету товар. И тут мы обнаруживаем, что в счете фактуре неправильно указана ГТД. Ну всякое бывает. Как понять, в какой поставке я должен эту ГТД поправить? И как понять, кому еще проданы «куски» этой партии товара с этой неправильной ГТД (эти счета-фактуры-то тоже надо перепечатать).
Как работает система управления договорной деятельностью? Где реестр договоров? Можно ли делить договора по направлениям деятельности компании? Как работает система прохождения договора в компании? Где видно, что договор утвержден, подписан и т.д. Можно ли прикрепить к договору его отсканированное изображение? Если да, то как это проверить, я писал выше. Есть ли в системе редактор шаблонов договоров? Можно ли автоматически сформированный текст договора выгрузить в pdf, doc, jpeg?
Ремонты и сервис
Как заключаются договора по оказанию сервисных услуг? Где в них указывается, какое именно оборудование будет обслуживаться по договору? Как формируются ежемесячные акты выполненных работ по договору?
Есть ли какая-то система управления выездами инженеров по заявкам клиентов? Если есть, то где в заявке видно, на какой именно серийный номер был выезд? Кто и когда выполнил выезд? Где результат выезда? Может ли инженер взять со склада детали по выезду?
Как организована система диспетчеризации выездов? Вот я занес заявку на выезд инженера. Что дальше с ней происходит? Вплоть до выполнения.
Управление договорами
Где реестр договоров? Как происходит прохождение договора (согласование, утверждение, подписание)? Можно ли как-то делить договора по направлениям? И в зависимости от направления иметь тот или иной маршрут договора. Можно ли к договору прикрепить внешний файл с его изображением? Где видно текущее состояние договора? Как указать номенклатуру, которую мы должны поставить по этому договору? Где видно, что уже поставлено, а что еще нет? Как к договору привязываются другие документы? Счета, заказы и т.д.
Управление затратами
Как формируется перечень статей затрат, можно ли его делать древовидным? Можно ли по статьям делать лимиты затрат? Вот есть подразделение, а вот статья. Было бы неплохо запланировать затраты, чтобы система позволяла тратить деньги в указанном размере, а при превышении милости просим к руководству с челобитной. Частично этой темы я касался и в разделе Финансы.
Нумерация документов
Я решил на этом сделать акцент, потому что этот вопрос очень часто становится не просто камнем преткновения, а вообще тупиком. Ситуация, когда компания имеет более одного «своего» юр лица встречается на каждом углу. Именно это становится неразрешимой проблемой при эксплуатации системы. Чтобы убедиться, что здесь нет проблем, сделайте простой эксперимент: для начала просто покажите место, куда эти самые «наши компании» заносятся. А теперь выпишите один счет от одной нашей компании, а второй счет от другой нашей компании. Отгрузите товар по обоим счетам и посмотрите на номера счетов-фактур. Они не должны идти подряд. По каждой «нашей компании» нумерация документов должна быть отдельная. Иначе счета-фактуры (ну и накладные тоже) вам придется делать в Excel, а ERP-систему использовать только для более «высоких» целей. Не царское это дело, счета фактуры формировать.
Кадры
Древовидный список подразделений компании можно сделать? Приказы о приеме, увольнении сотрудников как делаются? Приказ по штатному расписанию как сделать по каждой «нашей фирме»?
Покажите, как работает зарплата? Где заносятся оклады, премии и штрафы (если какая-то система автоматического расчета премий-штрафов sales менеджерам), как формируются ведомости на выдачу? Где по сотруднику видно, что начислено ему столько, из этого оклад столько, премия, столько, а авансом было выдано столько, соответственно на руки он должен получить столько.
Где ведется список сотрудников компании? Где видно, что этот сотрудник работает, а этот уволен? Паспортные данные куда заносятся? Образование сотрудника можно фиксировать? Сертификаты, уровень квалификации и т.д.
Первичные документы
Попросите показать, как именно формируются такие первичные документы как счет-фактура, акт выполненных работ, торг-12, ТТН, РКО, ПКО и т.д. Вот есть счет клиенту. Где видно, какие по нему сформированы счета-фактуры (кстати, может ли их быть несколько?)
Управление доступом
Когда в компании информационный хаос, то какой у кого доступ к ней – не важно. Все равно ничего не понятно. А вот когда появляется четкая система, которая содержит структурированную информацию, это вопрос начинает беспокоить руководство. Вот и попросите показать, как именно работает система управления доступом. Желательно, чтобы она была именно системой, т.е. не была привязана к каждому конкретному пользователю, а привязана к штатной структуре компании. Есть штатная структура компании, в рамках которой должно быть ясно сказано, какая позиция, какой доступ имеет. Приняли человека на какую-то штатную позицию, он автоматически получил нужный доступ. Если этого нет, значит, каждый новый сотрудник должен будет куда-то ходить, с кем-то договариваться о том, какой ему нужен доступ и, конечно же, будет тратить на это кучу времени, потому что никто и не будет помнить, какой должен быть доступ. Короче говоря, целая история. Как система блокирует доступ к процессам? Вот есть договор, который находится в неком состоянии. Как определяется, кто может вносить в него изменения в этом состоянии, а кто нет? Отгрузили товар, как система блокирует доступ пользователей на изменение параметров документа? Отгрузите и убедитесь в этом. Как настраивается доступ пользователей к разделам программы в целом. Вот есть менеджер по продажам. Что ему делать в закупках? Вот и попросите показать, как ограничивается его доступ к разделу «Закупки».
Редактор шаблонов
Представьте себе простую ситуацию. Вы выписали клиенту счет. Если у вас нет возможности отправить ему этот счет по e-mail, то мне вас жаль. Какая бы функциональная у вас ни была под рукой система, но если она не умеет формировать документы в общедоступных форматах, вы просто обречены на ручной труд.
Попросите показать, в какие конкретно форматы система умеет выгружать документы. Выгрузите и посмотрите на результат. Устраивает он вас?
Если возможность менять шаблоны документов непосредственно через интерфейс. Если да, то как?
Учет основных средств
Я не говорю, что система обязательно должна уметь начислять амортизацию, а то меня обвинят в том, что я предъявляю просто заоблачные требования. Хотя бы элементарный учет. Вот я рядовой сотрудник компании и мне нужен новый монитор. Вот что конкретно я должен делать? Как сделать заявку на его получение? Кто утвердит мою заявку? Как она попадет в закупку или на склад в виде распоряжения на отпуск? И не скрыться мне с этим монитором, потому что перед увольнением мне припомнят, что «за вами, милейший, мониторчик тут числится».
Что в итоге
Если уж вы решили автоматизировать бизнес-процессы вашей компании, потрудиться вам для этого придется изрядно, внедряя все это хозяйство. Для того, чтобы все эти усилия не были пустыми, вы должны выбрать ваш продукт и людей, которые «что-то в чем-то понимают» и помогут вам это все освоить и внедрить.
Если не хотите тратить серьезные деньги на обучение ваших сотрудников, попросите показать инструкции для работы ваших пользователей. Оцените эти инструкции, насколько они понятны и не являются ли они формальностью. Вы и есть первый пользователь системы. Вот и посмотрите, сможете ли вы по этим инструкциям работать? Отсутствие качественных инструкций – прямой путь к «бесконечному обучению» за ваши деньги. Потому что люди уходят, а на их место приходят новые, которых тоже надо обучать.
Если вы думаете, что не ошиблись в выборе, попросите устроить вам референс визит к одному-двум заказчикам, у которых это решение уже работает. И встречаться там нужно не с IT-администратором (с которым, конечно же, можно «договориться»), а с руководством компании. Если клиент доволен, он подтвердит, что это действительно работает.
Надеюсь, эта статья поможет вам избежать выброса денег и сэкономить время.
Другие статьи автора
Попов Александр
popov@avasystems.ru
www.avasystems.ru
