Алексей Штыров: Сейчас вузам особенно нужны ИТ

Стремление к оптимизации и повышению рейтинга, расширение спектра образовательных услуг, - эти процессы во многих учебных заведениях проходят на фоне нарастающей конкуренции, в которой участвуют как государственные, так и коммерческие вузы. При этом количество вузов растет. Новые условия конкурентного существования требуют от вуза не просто адаптации, а глубинной перестройки основ деятельности и построения эффективной системы управления, что возможно только с использованием ИТ. О новом решении корпорации "Галактика" для управления высшими учебными заведениями рассказал первый вице-президент корпорации "Галактика" Алексей Штыров.

-"Галактика" хорошо известна как поставщик решений для промышленных предприятий. Почему вы решили обратиться к сфере образования?

Алексей Штыров: Мы работаем с вузами так же давно, как и с промышленными предприятиями. Причем, сразу по трем направлениям. Во-первых, мы уже более 15 лет развиваем проект "Галактика" и вузы" - совместно с учебными заведениями готовим специалистов, которые владеют основами построения и использования современных информационных технологий. В рамках проекта передаем вузам материалы по решениям "Галактики", методические пособия для студентов, видео-курсы, учебно-демонстрационную версию системы "Галактика ERP" и документацию, необходимую для развития учебно-методической базы вуза. Проводим бесплатное обучение преподавателей вузов в нашем консультационном центре, берем на практику и трудоустраиваем студентов в структурных подразделениях корпорации и ее партнеров. Сегодня в проекте "Галактика и вузы" участвуют более 200 учебных заведений СНГ.

Второе направление нашего сотрудничества с вузами – по продвижению решений "Галактики". Мы заключаем партнерский договор, и наши отношения строятся по регламентам взаимодействия с партнерами. И третье направление – вузы выступают заказчиками и пользователями наших решений. Вот как раз в рамках этого направления мы и создавали вместе с вузами специальное решение "Галактика Управление вузом" – интегрированную систему для управления финансово-хозяйственной деятельностью и учебным процессом как основным направлением деятельности вуза.

-Какие вузы принимали участие в создании этого решения?

Алексей Штыров: Разработка решения "Галактика Управление вузом" - результат нашего многолетнего взаимодействия с многими учебными заведениями стран СНГ. Отмечу, что пользователями решений корпорации являются около 30 образовательных учреждений. Это Югорский, Тихоокеанский и Дальневосточный государственные университеты, Зауральский гуманитарно-технический институт, Благовещенский филиал Московской академии предпринимательства, Ижевская государственная сельскохозяйственная академия и многие другие.

Но основным соавтором решения "Галактика Управление вузом" стал Югорский государственный университет - динамично развивающийся вуз, который активно внедряет инновации, стремится к применению современных инструментов управления. Вместе с Югорским госуниверситетом мы и начали проект, необходимым условием которого была глубокая адаптация системы к потребностям высшего учебного заведения и дополнение новым функционалом для управления учебным процессом. Проектирование и разработка решения велась совместной командой специалистов Югорского государственного университета, корпорации "Галактика" и ее партнером компанией "Техинфоком".

В результате мы создали комплексное ERP-решение для вузов, в котором полностью отражена отраслевая специфика в области управления основными процессами и максимально поддерживается управление учебным процессом. Важно, что решение "Галактика Управление вузом" учитывает требования законодательства Российской Федерации к отраслевой информационной системе в сфере образования и соответствует концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы Министерства образования РФ.

-Сейчас непростое время для многих отраслей, в том числе, для образования. Насколько интересны сейчас вузам подобные решения?

Алексей Штыров: Как раз сейчас заинтересованы в большей степени, чем раньше. Несмотря на колоссальный интеллектуальный потенциал вузов, степень их информатизации в большинстве случаев до недавнего времени оставалась крайне низкой. При этом ИТ использовались (и сейчас часто используются), в основном, в бухгалтерии и, в лучшем случае, в кадрах. Основная деятельность – организация учебного процесса – оставалась за рамками автоматизации. И все это на фоне множества "лоскутных" программ. В этой ситуации проанализировать нужные показатели, оперативно принять решение просто невозможно.

Недостаточный уровень автоматизации вузов объясняется целым рядом причин. Во-первых, не было подходящих решений. Готовые, даже несколько адаптированные к вузовской деятельности ERP-системы плохо справлялись с отраслевой спецификой – а она очень ярко выражена. В результате во многих вузах проекты комплексной автоматизации тормозились и не доводились до конца - из-за нехватки ресурсов и необходимости перестраивать устоявшиеся процессы под жесткую информационную систему, которая изначально не предназначена для поддержки образовательного процесса. Некоторые вузы шли по пути создания собственных разработок силами специалистов ИТ-подразделений, что позволяло создавать решения, учитывающие особенности бизнес-процессов конкретного вуза. Но плюсы такого подхода полностью нивелировались большой зависимостью от команды программистов.

При любых выбранных путях автоматизации вузы сталкивались с проблемой интеграции различных программ и систем. В создание этих программ уже вложены средства, а как сохранить ранее сделанные инвестиции, не всегда было понятно. Все это тормозило процессы информатизации учебных заведений.

Сейчас ситуация меняется. Реформа образования, новые экономические условия заставляют учебные заведения активно присматриваться к современным ИТ-средствам для планирования, учета, контроля и анализа собственной деятельности. Имея соответствующую информационную поддержку, вуз может самостоятельно зарабатывать средства. Кроме того, сейчас многие учебные заведения активно работают над построением системы менеджмента качества, а комплексная информационная управленческая система служит для этого необходимым инструментом.

Мы общаемся со многими вузами и видим, что сегодня у многих формируются ИТ-стратегии, поддерживающие стратегию развития вуза. Несколько лет назад это было экзотикой. Кстати, сейчас мы проводим презентации решения "Галактика Управление вузом" потенциальным заказчикам в России, Украине, Беларуси. Отличные отзывы мы получили на последнем семинаре для вузов в Киеве. Мы выиграли в нескольких официальных тендерах, один из последних - в Белорусском торгово-экономическом университете потребительской кооперации. Интерес к решению есть у большого количества вузов.

-Что может дать вузам внедрение решения "Галактика Управление вузом"?

Алексей Штыров: Прежде всего, это возможность создать единое информационное пространство: охватывая основные бизнес-процессы, решение "Галактика Управление вузом" органично вписывается в существующую ИТ-инфраструктуру вуза, дополняя существующие системы и программы. Важный момент - гибкая поддержка законодательства, внешних и внутренних изменений. Решение "Галактика Управление вузом" помогает учебному заведению организовать учебный процесс в соответствии с требованиями и запросами государства, общества, меняющимися социально-экономическими условиями, в решении оперативно и в полном объеме отражаются изменения законодательных и нормативных требований.

Бумажный документооборот – одна из "головных болей" многих вузов. "Галактика Управление вузом" максимально помогает избавиться от этой проблемы. Начиная с формирования пакета документов для работы приемной комиссии, пакета документов абитуриента, ведения картотеки личных дел, формирования типового набора документов (договоров, анкет, заявлений, справок, приказов и т.д.) и заканчивая электронными зачетными книжками. Аналогично в системе управления финансами, кадрами и материальными ресурсами. Система позволяет формализовать и упорядочить бизнес-процессы, повысить производительность труда управленческого персонала, обеспечить однократный ввод данных и исключить дублирование документов; оперативно формировать управленческую отчетность; повысить скорость сбора и обработки информации.

С точки зрения финансово-хозяйственной деятельности вуз существенно отличается от промышленного предприятия. У предприятия есть план, производственный процесс, персонал, который обеспечивает движение процесса по плану. У вуза все по-другому. Да, некоторые бизнес-процессы идентичны, но многие уникальны. Вуз изначально зависим от спроса на обучение. Когда абитуриент приходит поступать, задача информационных технологий – "провести" его далее по всему учебному процессу с этапа приемной кампании до аспирантуры. Но траектория его обучения необязательно будет прямой. Студент может поменять факультет, специализацию, выбрать себе дополнительные предметы. Он может учиться на платном отделении или на бюджетном, может получать или не получать стипендию, размер ее также может меняться, в зависимости от успеваемости. "История" каждого студента фиксируется в архивах с момента заключения договора. Кстати, этим договорная деятельность вуза существенно отличается от договорной деятельности производственных предприятий. Уникальность нашего решения состоит в том, что мы поддерживаем технологию гибкого изменения траектории обучения.

Для того чтобы создать полноценное решение для вузов, нам пришлось существенно переработать функциональность ERP-системы "Галактика" для управления договорами и логистикой, финансами, недвижимостью, для управления персоналом и расчета зарплаты. А для управления учебным процессом мы разработали принципиально новый продукт – контур управления учебным процессом.

Важная составляющая решения "Галактика Управление вузом" – информационная система для руководителя – "Галактика Business Intelligence" (BI). "Галактика BI" позволяет по ключевым для руководителя показателям оценить реальное состояние дел в учебном заведении и выявить тенденции, проанализировать возможные последствия принятия управленческих решений, грамотно моделировать стратегическую политику вуза.

Помимо системы для руководителя и функциональности для поддержки основных задач управления учебным процессом и финансово-хозяйственной деятельности, "Галактика Управление вузом" содержит ряд специальных решений для управления НИОКР, недвижимостью, транспортом, строительством и др.

-За счет чего решение "Галактики" позволяет повысить эффективность процесса обучения?

Алексей Штыров: В решении "Галактика Управление вузом" мы реализовали все основные задачи управления учебным процессом. В контур Управления учебным процессом вошли модули "Учебный процесс", "Управление контингентом студентов", "Учет успеваемости студентов", "Управление приемной кампанией".

Что касается управления учебным процессом - эти задачи сконцентрированы в соответствующем модуле. С его помощью можно формировать расписание занятий, в том числе индивидуальных, с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов аудиторного фонда, составлять учебные планы, вести расчет педагогической нагрузки, планировать штаты сотрудников и штатное расписание преподавателей, планировать работы аттестационной комиссии, экзаменационной комиссии; получать отчетность и аналитические данные и т. д.

Модуль "Управление контингентом студентов" позволяет получать всю необходимую информацию о студентах и выпускниках, составлять картотеку личных дел студентов с сохранением истории и возможностью поиска информации о студенте по штрих-коду на любом из его документов (студенческий билет, зачетная книжка, личное дело), вести учет перемещений студентов в процессе обучения и дальнейшего трудоустройства, получать информацию о проживании в общежитиях, стипендиях и т.д.

Модуль "Учет успеваемости" дает возможность фиксировать результаты успеваемости в учебной карточке, где ведется учет контрольных мероприятий студента, формировать документы (ведомости) к экзаменам, зачетам, защитам курсовых и дипломных проектов, формировать электронные зачетные книжки, назначать стипендии по итогам успеваемости.

С помощью модуля "Управление приемной кампанией" планируется набор и регистрируются абитуриенты; формируется расписание вступительных экзаменов и консультаций, а также весь пакет документов для работы приемной комиссии (протоколы, ведомости и т.д.); формируется отчетность (вычисление конкурса по специальностям, подсчет рейтингов, получение статистических данных о ходе приемной кампании).

-В каких вузах может использоваться данное решение?

Алексей Штыров: Решение "Галактика Управление вузом" адресовано образовательным учреждениям, которые обладают большим контингентом учащихся, многочисленным составом штатных и привлеченных преподавателей, обслуживающего персонала, развитым аудиторным фондом, оснащенным оборудованием и техническими средствами обучения. Речь идет об учебных заведениях не только высшего, но также среднего специального, профессионального и послевузовского (аспирантура, переподготовка) образования. Так как решение поддерживает законодательство стран СНГ, оно может использоваться в учебных учреждениях не только в нашей стране, но и в соседних государствах с аналогичными российской системами образования.