«Думаешь прокатит?». Так проводят презентации.

Кто хочет, ищет способ, кто не хочет-ищет причину.
Сократ

«Авось прокатит». Именно эту фразу, в большинстве случаев, можно назвать символом проведения презентаций ERP-систем. В большинстве случаев, надо признать, прокатывает. Продавцы умело пользуются неопытностью заказчика, на базе чего и строят сеансы презентаций.

Для того, чтобы не дать себя обмануть при проведении презентации erp-решения, нужно усвоить несколько простых правил, на которых мы остановимся чуть ниже. Фразы типа «настроить», «уже реализовано», «конечно», «нет проблем» стали символом проведения презентаций и так греют слух потенциального заказчика, что для него становится не важно, как именно «настроить» и как именно «реализовано».

Я подозревал, что это так, но не верил что до такой степени. Такого не может быть, чтобы клиент делал выбор в пользу того или иного решения, а затем при попытке начать его эксплуатировать, оказывался в шоке от того, что ему внедряют. Как такое может случиться? Элементарно. Просто при проведении презентаций его обманули. Во время презентаций его уверяли, что все в системе реализовано и все работает, и, даже, показывали красивую обертку. Однако, разворачивать обертку тоже надо уметь и это целая наука, о которой мы поговорим в ближайших статьях.

Банальный обман потенциального клиента во время проведения презентации — сегодня обычное дело на рынке erp-систем. Заключается он в том, что во время проведения презентации консультант, пользуясь неопытностью клиента (не каждый день ведь приходится выбирать erp-системы), и не умением клиента разобраться в деталях, искусственно создает впечатление, что система все умеет и все может. Я сам в это не очень верил, до тех пор, пока не столкнулся лично (знакомый попросил выступить в роли эксперта), после чего и решил написать эту статью. Во время презентации меня откровенно пытались обмануть, что в системе реализованы требования, которые я сформулировал для клиента и даже пытались это показать при помощи всевозможных «признаков», которые очень быстро можно настроить, однако, при попытке копнуть глубже выяснялось, что все это-бутафория.

Я сам являюсь бизнес-консультантом и один мой знакомый попросил поучаствовать в роли эксперта для оценки одного очень известного erp-решения (подчеркну, очень известного). По окончании презентации я был удивлен не столько отсутствием элементарной (я бы даже сказал фундаментальной) функциональности, сколько поведением представителя, который во время презентации банально пытался меня обмануть. На все наши вопросы он отвечал утвердительно и даже пытался все это показать, но делал это достаточно быстро и так, чтобы я не сильно вдавался в детали. Но я вдавался. И понял, что меня попросту пытаются ввести в заблуждение. Однако я-эксперт в этой области, в отличие от большинства тех, для кого эти презентации проводятся. Для того чтобы этих людей обезопасить я разработал нечто вроде технологии тестирования erp-систем. Эту технологию можно разбить на ключевые направления.

В одной из ближайших статей я дам конкретный пример функциональных требований, которые можно смело предъявлять при выборе системы управления предприятием. А пока общие методы подхода к вопросу подготовки к выбору ERP-системы.

Требования. Не тестируйте систему, не имея на руках перечня требований, необходимых для автоматизации ваших бизнес-процессов. Не поленитесь составить формальный перечень функциональных требований, по которым затем вы будете оценивать erp систему.
Не верьте на слово. Фразы типа «это просто демо-версия и здесь это не настроено» не воспринимайте всерьез. Если в системе есть какая-то функциональность, но ее нет в демо-версии, значит, либо ее нет вовсе, либо это не работает. После такой фразы, предложите консультанту подготовить эту функциональность к следующему сеансу презентации.
Одного сеанса мало. Оценить реальную функциональность erp-системы за один сеанс презентации нереально. А вот понять, что вам предлагают не то, что вам нужно за один сеанс можно.
Не доверяй и проверяй. Уловки, на которые идут продавцы, зачастую весьма изобретательны. Для того чтобы показать вам, что в системе есть какая-то функциональность они могут просто сделать пункт меню с таким названием. Но это еще не означает, что за этим пунктом меню есть реально работающий алгоритм и процесс. Поэтому все нужно тщательно проверять.
Содержание, а не форма. Красивые кнопки и формы не главное. Реально работающие алгоритмы и процессы — вот что важнее всего. Функциональность важнее дизайна.
Известный бренд это еще не все. Тестирование должно проходить одинаково, вне зависимости от степени известности бренда. Подход к тестированию всех вариантов erp-систем должен быть одинаковым, невзирая на известность erp-системы.
Реальность бизнес-процессов. Вы должны увидеть в системе не набор отдельных документов, а связанный процесс, во время движения которого вы должны убедиться, что существует преемственность и связанность частей процесса, и ограничение доступа различных пользователей к различным частям процесса. Что самое важное -к тем частям процесса, которые уже завершены. Вы должны быть уверены в безопасности данных и их непротиворечивости.
Автоматизация бизнес-процессов, а не механизация. Автоматизировать бизнес процессы можно и на базе Excel, только разница между erp-системой и excel в том, что она должна реально автоматизировать труд пользователя. Если кассир при проведении каждой операции должен указывать ссылку на бухгалтерский счет, то это не автоматизация, а механизация. Если вы сформировали один документ, где указали его принадлежность к одной из «ваших» компаний, то все остальные документы этого же процесса должны автоматически формироваться по этой же «вашей» компании, в противном случае вы получите коммерческое предложение от одной компании, счет от другой, а счет-фактуру от третьей.
Полноценность. Процессы должны быть полностью автоматизированы и неразрывны. Не должно быть такого, что одни части процесса вы делаете в erp-системе, а другие в excel или в word. В этом случае вы потеряете причинно-следственную связь, и контроль над процессами.
Реальность решений. Никто не хочет говорить «этого в нашей системе нет». Таких ответов от большинства консультантов вы просто не услышите. На все ваши вопросы вам будут давать утвердительный ответ, и предлагать решения. Беда в том, что многие из них придуманы «вчера вечером», как раз перед презентацией. Поэтому ваша задача -оценить реальность и применимость предлагаемых решений в реальных «боевых» условиях.

Надеюсь, эта статья поможем вам правильно выбрать продукт, на базе которого вы будете строить вашу корпоративную информационную систему.

Попов Александр
popov@avasystems.ru