Как контролируют денежный поток

Наталья Анищук

Платежи. Казначейство считается одним из самых простых участков бизнеса для автоматизации. Однако и здесь есть место неординарным решениям, например децентрализации.

Группа компаний ПИК решила создать единую централизованную казначейскую систему, которая обрабатывала бы данные всех организаций холдинга. Базовым для него стал продукт от «1С». Изначально планировалось, что система должна контролировать движение денежных средств по статьям бюджета и формировать консолидированные отчеты по движению денег в группе. Но в результате внедренное решение резко отличалось от задуманного.

Во-первых, пришлось серьезно доработать как методологию, так и саму программу в области настройки маршрутов согласования и разграничения прав пользователей. Во-вторых, принципы бюджетной политики в девелоперском бизнесе отличались от предлагаемых методологией процессов. Понадобилось дополнительное вмешательство в программу. Кроме того, руководство настояло на «прикреплении» комплекта документации к заявкам на оплату. «Наиболее сложной проблемой стало согласование основных принципов работы пользователей различных подразделений и организаций с системой», – рассказывает Сергей Шаров, начальник управления информационных систем группы ПИК. Кроме того, начались проблемы с производительностью при тиражировании решения на региональные подразделения. «Проблемы были решены с помощью оптимизации программных алгоритмов и более эффективных инфраструктурных решений – кластерных технологий», – говорит Сергей Шаров. Сейчас система работает в режиме 7х24 (от Калининграда до Омска). В любой момент можно получить информацию об остатках денежных средств и их движении за определенный период по любой организации группы с необходимой бюджетной аналитикой.

Без ERP не обойтись. Казначейство ПИКа автоматизировалось пять лет назад, но с тех пор, несмотря на накопленный бизнесом опыт автоматизации всего и вся, ситуация не сильно изменилась. И теперь первоначальные задачи порой резко отличаются от фактического функционала. Мало того, бюджеты и временные рамки проектов тоже нестабильны, причем в сторону роста.

Причиной автоматизации «Калужского двигателя» стали проблемы с качеством планирования и управления всей цепочкой ресурсов, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. В 2007 году на заводе внедрили ERP-систему на базе Microsoft Dynamics AX. Особое внимание уделялось автоматизации участка управления денежными средствами.

Решались задачи:
– формирования банковских платежей на основании отмеченных и утвержденных заявок на оплату;
– формирования и печати платежных документов (с возможностью предварительного просмотра до генерации и формирования проводок);
– ведения истории операций, текущего сальдо и сальдо на дату по всем денежным счетам;
– копирования часто повторяющихся платежных документов.

Модуль интегрирован с четырьмя используемыми заводом системами «клиент – банк». А интеграция с модулем бюджетирования позволила автоматически создавать платежный календарь на основании заявок на оплату, как наличных, так и безналичных. «Теперь ежедневно в режиме реального времени контролируются фактические суммы исполнения бюджета денежных средств и их отклонений», – довольна заместитель генерального директора по стратегическому планированию и управлению завода «Калужский двигатель» Ирина Гусева. Правда, возможность реализовать такой расширенный функционал появилась именно благодаря внедрению полноценной ERP-системы, охватившей все участки работы. Для ее поддержки пришлось сформировать собственную команду.

Оригиналы. Некоторые методологические подходы нельзя назвать однозначными. Считается, что автоматизация, особенно казначейства, подразумевает максимальную централизацию, однако есть примеры от обратного. Финансовый директор компании Bork (ГК «Технопарк») Михаил Попов пошел по пути децентрализации. «Подготовкой платежей занимаются в подразделениях. Они оформляют заявки, прикладывают к ним отсканированные счета. Дальше все идет по цепи с оповещениями и напоминаниями и в результате попадает в систему «банк-клиент»», – рассказывает он. Правда, чтобы наладить такой процесс, сначала потребовалось внедрить систему электронного документооборота. В результате в платежное поручение по договору реквизиты ставятся автоматически, выписки разносятся на основании реквизитов, введена градация для согласования счетов в зависимости от суммы платежа и ранга руководителя. Чтобы создать предельно интуитивный интерфейс, в компании испробовали оригинальную методу. Соискателям «финансовой» вакансии давали инструкцию и просили по ней оформить платеж. В результате быстро изменили в программе непонятные моменты. «В 2010 году казначейство компании впервые после новогодних праздников смогло обработать все платежи вовремя. Сегодня мы обрабатываем все заявки к 11 утра. Операционный день длится с 11.00 до 13.00, включая сложные валютные платежи», – говорит Михаил Попов.

Другой шаблон мышления при автоматизации – использование специального «казначейского» модуля. Нашлись руководители, которые рискнули обойтись без него. Акционеры ГК Unitile (производство керамогранита) решили внедрить ERP-систему, при этом выбирали решение исходя из минимума требуемых доработок. Дело в том, что изначально было понимание необходимости регулярного обновления ERP-системы. Потому решили перестроиться «под систему», сохранив типовой функционал. В итоге функции казначейства оказались распределены между несколькими модулями. «В «расчетах с поставщиками» планируются и контролируются выплаты, в «расчетах с потребителями» – денежных поступлений и управление «дебиторкой». Модуль «Банки» управляет согласованием заявок на оплату и непосредственным осуществлением платежей», – рассказывает о нюансах финансовый директор группы компаний Unitile Алексей Новиков.

Плотина для денег. Большинство заказчиков озвучивают общую для казначейства задачу – контроль платежей. Фактически это означает борьбу с мошенничеством или ошибками. Казначей российского представительства крупного поставщика периферийной техники примерно за 10 лет работы совершила платежи сверх заявленных сумм на 70 тыс. евро. Масштаб хищения вскрылся, когда сменился главный бухгалтер. Новый руководитель, принимая бухгалтерию, дотошно проверил все отчеты. Казначея уволили, но в суд подавать не стали: какой компании приятно расписаться в собственной халатности.
Подобные случаи нередки. Кроме того, существует просто человеческий фактор. Например, два подразделения будут вместе пользоваться дорогостоящим оборудованием. Заявку на его покупку, не договорившись, выписывают оба руководителя. Или другая частая ситуация – заявка на платеж давно ушла, куда – непонятно. Контрагент денег не дождался, а сроки поджимают. Менеджер начинает бегать по кабинетам и срочно оформляет вторую заявку. В итоге оплачиваются «потерявшаяся» и новая. Злой умысел отсутствует, но потери налицо.

В компании «Мир детства» до автоматизации казначейства заявки оформлялись очень долго и тяжело. Сначала заявка заполнялась, потом ее несли в финансовый отдел. Если заявка «проходила» по бюджету – передавали в бухгалтерию, чтобы та проконтролировала основание платежа. После согласования с главбухом документы возвращались в финансовый отдел и распределялись по платежным дням. Для каждой заявки определялась конкретная дата исполнения. Только после этого в работу включался финансовый директор, который изучал суммы и цели платежей, а также график их осуществления. «Из-за большого количества бумаг инициаторам платежа нередко приходилось искать свои заявки, затерявшиеся в процессе утверждения. Если же требовалось срочно что-то оплатить, люди лично бегали по всем кабинетам, доходя до финансового и генерального директоров, – рассказывает финансовый директор «Мира детства» Александра Феоктистова. – Да и сами инициаторы выплат тоже добавляли неразберихи. Заполняя заявку, они иногда слишком творчески подходили к описанию цели и обоснования платежа, что приводило к путанице в учете расходов».

В числе первых результатов, которые получила ГК Unitile благодаря автоматизации, – прекращение необоснованных оплат. «Основной документ в системе согласования платежей – заявка на покупку (товаров, услуг, работ). Заявка на оплату вторична и формируется автоматически в дополнение к первой», – поясняет Алексей Новиков работу механизма контроля.

Михаил Попов ввел функцию контроля повторных платежей, которая помогает «ловить» ошибки. «На моей памяти система сразу после внедрения несколько раз помогла исключить подобные платежи», – рассказывает он.

Журнал «Финанс.» № 9 (388) 14–20.03.2011