ERP-системы в медиабизнесе – на шаг впереди конкурентов

«Быстрее, выше, сильнее» – сегодня этот лозунг применим не только в спорте, но и в бизнесе. Принципу быть быстрее, выше и сильнее конкурентов следуют компании, которые ценят своих клиентов. Добавим еще 3 ориентира, придерживаясь которых, компании становятся лидерами в своем деле. Это качество сервиса, эффективность работы и гибкий подход к клиентам.

Цель определяет средства, в качестве которых современный рынок все чаще выбирает информационные технологии. Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов компании – факторы, определяющие исход конкурентной борьбы в любой сфере, в том числе в медиа-бизнесе. От того, насколько правильно подобрано программное обеспечение, зависят перспективы развития компании в дальнейшем. Рассмотрим задачи, которые чаще всего ставятся перед бизнесом, и их возможные решения с помощью информационных технологий.

Проектный подход к ведению бизнеса

Деятельность фирм в медиа-сфере сегодня разнонаправлена – это запись и трансляция аудио и видео, организация мероприятий и PR-акций, выпуск печатной, сувенирной и иной продукции. Однако все это объединяет то факт, что все перечисленное осуществляется с применением проектных технологий работы. Поэтому автоматизация рабочих процессов рекламных агентств, теле-, радиокомпаний, СМИ и других предприятий отрасли должна происходить на уровне проектов и портфелей проектов.

Проектный бизнес имеет свою специфику:

-интеллектуалоемкий характер большинства проектов;
-ярко выраженный человеческий фактор работы;
-значимость квалификации менеджеров и исполнителей;
-возможность привлечения нескольких исполнителей, в том числе географически распределенных;
-особый характер бюджетирования, планирования, контроля и учета;
-высокий риск нарушения сроков и бюджета проекта;
- индивидуализация проектов под клиента; выполнение работ «с нуля», т.е. работ, никогда ранее не выполнявшихся, для которых нет прописанной методологии и технологии управления;
-неравномерность поступления заказов.
Эти и другие особенности учитывают современные ERP-системы. Отраслевые ERP-решения, которые сегодня предлагают разработчики, оснащены модулем управления проектами, который в сочетании с модулями управления персоналом и финансами, позволяет отслеживать ход выполнения каждого заказа. Остановимся подробнее на функциональных и технологических возможностях каждого из них.

Проектный учет и управление

Основа проектного управления в медиа-индустрии – планирование. И самой распространенной «болезнью» российских компаний данной сферы является отсутствие комплексной модели планирования для всех подразделений медиа-холдингов. Наличие единой системы управления в организации – необходимое условие для прогнозирования, имеющего в своей основе реальные показатели работы бизнес-единиц предприятия. Консолидация информации для последующего анализа деятельности предприятия – острая проблема, с которой сталкиваются крупные холдинговые структуры. Это вопрос решается с помощью ERP-систем. Они позволяют в любой момент времени собирать данные из различных структур предприятия, в том числе географически разрозненных, что дает преимущества компании в оперативном и стратегическом управлении.

Для успешного функционирования всего организма медиа-предприятия немаловажно отслеживать текущее состояние его составляющих – проектов. Всем известно, что гораздо проще предупредить неудовлетворительный результат исполнения проекта, чем ликвидировать его последствия. Контур управления проектами в ERP помогает в режиме реального времени отслеживать ход работ на каждом этапе и формировать точные сроки выхода. Отдельные ERP-разработки заточены под конкретные процессы предприятия. Возьмем, к примеру, печатное издание. Для контроля проектов в этом случае предусмотрена функция ведения календарей выхода изданий. С ее помощью возможно выполнение таких операций, как:

- регистрация выпусков печатных изданий по видам и регионам;
- закрытие календарей по факту выхода печатных изданий и мониторинг состояния изданий.
Или функция реализации печатной продукции, которая включает:

- регистрацию поступления сторонних изданий;
-оформление заказов на подписку и реализацию печатных изданий;
- формирование тиражной ведомости; учет платежей;
- регистрацию возвратов.
Программные комплексы для управления ресурсами предприятия также содержат автоматизированные алгоритмы по рассылке электронных уведомлений, расчетам скидок, согласованию документов. Их использование снижает риск возникновения неблагоприятной репутации предприятия, связанной со срывом сроков исполнения работ.

Управление человеческим капиталом

Профессионализм кадров сегодня рассматривается бизнесом как один из факторов благополучия фирмы. В секторе оказания услуг, к которому относится рекламная индустрия, этот момент является первоопределяющим при получении желаемых результатов работы. Бывают случаи, когда клиент недоволен качеством исполнения услуги, и проблема тут может заключаться как в технических и менеджерских навыках работника, так и в творческой составляющей – креатив, новые идеи.

Комплексная система управления человеческими ресурсами в составе ERP-систем включает организационное управление, ведение данных по сотрудникам, управление набором и обучением сотрудников. Функция профилирования навыков дает возможность проводить анализ соответствия кандидатов на основе профилей позиций и работ, предусмотрен поиск нужных навыков через фильтрацию и задание значения навыков. Развитие и управление производительностью осуществимо за счет составления планов развития, и инструментов анализа навыков.

Финансовый менеджмент

Практически все функции управления деятельностью медиа-предприятия неразрывно связаны с проблемой формирования и исполнением рекламного бюджета. Система финансового менеджмента должна охватывать все направления деятельности и учитывать структуру расчетов между подразделениями компании. Подтверждением грамотно выстроенной бюджетной системы является полная, прозрачная картина отчетности по результатам работы и консолидированный финансовый план предприятия. Внедрение ERP-систем помогает руководителям лучше понимать финансовое состояние бизнеса, контролировать расходы и соблюдение учетной политики. Для холдингов медиа-сферы выгода использования этих продуктов состоит в возможности:

- формирования план-фактной консолидированной отчетности с выводом детализированной информации по каждой компании, входящей в состав холдинга;
- анализа отчетов о прибылях и убытках, движению денежных средств, баланса холдинга.
Программное решение обеспечивает возможность создания качественных отчетов уровня топ-менеджеров без помощи ИТ-специалистов.

Внедрение ERP-систем – переход на новый уровень

С описанными в статье проблемами сегодня сталкивается каждая медиакомпания, однако к решению о переходе на ERP-систему приходят далеко не все. Заранее предугадать финал автоматизации управления невозможно – это зависит от множества факторов, в том числе от готовности предприятий перейти на новый уровень менеджмента. Тем не менее, автоматизация бизнес-процессов дает фору перед конкурентами за счет оперативности обработки и получения информации.

На сегодняшний день уже достаточное количество российских компаний медиасферы на собственном опыте оценили ERP-системы, одной из которых является Microsoft Dynamics AX. Выбор медиа-холдинга «Пронто-Москва» в пользу этого ПО комментирует ИТ-директор Дмитрий Круглов: «Система Microsoft Dynamics AX составляет информационную основу эффективного управления медиахолдингом, поскольку обеспечивает своевременность фиксации, единство и достоверность данных о деятельности компании на всех этапах производственного цикла – от принятия заказа от рекламодателя до распространения отпечатанного тиража изданий».

Обобщая отзывы пользователей, можно сделать вывод о том, что данное ИТ-решение обеспечивает руководству компаний следующие преимущества:

- принятие решений осуществляется на основе реальной и актуальной информации в тех разрезах, которые необходимы руководству и акционерам;
- единая платформа позволяет вести сквозные бизнес-процессы, исключая двойной ввод информации;
- обеспечивается возможность выстраивания логической структуры и повышения эффективности распределения бюджета холдинга;
- достигается максимальная прозрачность бизнеса;
- календарное планирование и управление текущими публикациями медиапродуктов и услуг основываются на консолидированной информации по всем подразделениям холдинга;
- решение внедряется комплексно и в любой момент может быть перенастроено под изменения бизнес-процессов.
Тезисы, изложенные в этой статье, наверняка каждого читателя наведут на собственные выводы. Однако трудно поспорить с тем, что в любом деле должен быть порядок, особенно в бизнесе. Современные ERP-системы разработаны специально для решения этой задачи. И если вы будете идти в ногу со временем, используя эти информационные технологии в работе своего предприятия, – вы всегда будете на шаг впереди конкурентов.