ERP-система в сфере управления государственными учреждениями

Управление в государственных учреждениях имеет свой специфический характер. Это отражается в целях, методах оценки результатов, отчетности, процедурах контроля и ответственности. Сам процесс управления государственными структурами характеризуется определением приоритетов, составлением планов и программ в соответствии с выделенным бюджетом и четким следованием инструкциям под административным контролем. В последнее время в России и во всем мировом сообществе произошли большие изменения в области функционирования госсектора. Иерархическая авторитарная система преобразуется в более гибкую модель, основанную на участии и взаимодействии, с использованием адаптированных современных бизнес-управленческих технологий. Применение новых механизмов повышения эффективности государственных учреждений, в том числе и автоматизация деятельности, ведет к повышению качества управления и направлено на улучшение жизни граждан.

Специфика работы государственных учреждений, которая в первую очередь заключается в единстве вертикальной бюджетной системы, целевом финансировании, реализации принципов бюджетирования, ориентированных на результат, регламентированной отчетности для контролирующих органов, а также масштабность и ответственность их деятельности требует оптимизации управленческой структуры средствами автоматизации. Использование новейших информационных технологий способствует эффективному решению ряда задач, выполняемых органами государственной власти в части планирования и расходования бюджета в соответствии с законодательством, управления целевыми программами и проектами, организации работы и контроля подведомственных учреждений, позволяет наладить продуктивный обмен информацией и подготовкой отчетностей.

Государственные (бюджетные) учреждения в своей деятельности преследуют общегосударственные интересы и должны расходовать выделяемые средства исключительно в пределах сметы. Таким образом, основополагающей составляющей работы органов государственной власти является грамотное построение процесса бюджетирования. Внедрение ERP-системы в государственных учреждениях способствует организации продуктивного процесса управления движениями бюджетных средств, контроля и ведения отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации. ERP-системы направлены на оптимальную реализацию задач государственного управления при исполнении требований государственного регулирования. В рамках планирования и ведения финансово-хозяйственной деятельности представлены возможности управления бюджетированием: формирование и учет смет расходов и доходов (быстрое создание сметы, ее сбор и согласование, консолидация, утверждение и изменение смет); учет государственных и муниципальных контрактов; учет и распределение бюджетных обязательств и лимитов по ним; автоматический контроль бюджетного финансирования текущей деятельности и исполнения сметных назначений. Финансовое обеспечение расходования бюджетных средств отражается в постатейном разрезе операций. Интеграция и взаимодействие с системами клиент-банк и отделениями Федерального казначейства обеспечивают предоставление оперативной и достоверной информации. Возможность формирования и консолидирования регламентированной отчетности по расходованию бюджетных средств способствует уменьшению затрат на ее составление и ведение аналитики. Функциональная возможность поддержки на актуальном уровне нормативно-справочной информации и свободный доступ к законодательной базе также реализованы в ERP-системе, что позволяет своевременно реагировать на изменения, регламентирующие деятельность государственного учреждения.

Одной из основных задач, решение которых возложено на учреждения государственного сектора, является управление целевыми программами и проектами. Условием автоматизации управления является унификация и стандартизация элементов управленческой системы, специализация выполняемых функций при ведении текущей деятельности по программам и проектам: планирование, контроль проводимых мероприятий и статусов выполнения работ по гос. контрактам, финансовый мониторинг и учет бюджетных расходов, учет дополнительных соглашений и внесенных изменений, автоматическое создание накладных и платежей, а также формирование отчетности по исполнению программ и проектов.

Исходя из принципа органической взаимообусловленности и целостности субъекта и объекта управления, процесс управления подведомственными учреждениями составляет единую комплексную систему, имеет одну цель, и должен иметь взаимосвязь для достижения этой цели. В ERP-системе существует возможность обмениваться информацией через портал, хранить ее в разрезе каждого учреждения и региона, получать отчетность и проводить актуализацию внесенной информации для получения достоверной картины в любой момент времени и анализа ключевых показателей деятельности. Кроме того, электронный документооборот открывает новые возможности для повышения качества и оперативности работы. Быстрая настройка регламента работы с определенными видами документов, отслеживание статусов и контрольных сроков, оповещение ответственных сотрудников о стоящих задачах и необходимых согласованиях по документам исключает вероятность утери документа или задержки его исполнения.
Необходимость внедрения ERP-системы в государственных учреждениях можно определить по следующим факторам:
-отчетность по использованию бюджетных средств должна быть достоверной. Консолидация сведений для отчетности в отсутствие общей системы зачастую ведет за собой потерю и искажение данных, допущение ошибок и увеличение сроков в режиме ручной обработки информации.
-дублирование информации. Зачастую подведомственным учреждениям приходится предоставлять контролирующим организациям дублируемую информацию, но в разных формах отчетности.
-отсутствие оперативного контроля и возможности корректировки в случае возникновения непредвиденных ситуаций.

Выбор ERP-системы для учреждений государственного сектора.

Руководствуясь спецификой данной отрасли, деятельность которой направлена в первую очередь на эффективное планирование и контроль использования бюджетных средств, выбор оптимального информационного решения предполагает постановку определенных требований к такой системе. Она должна обеспечить:
- создание быстрого, продуктивного и точно организованного процесса управления;
- получение всей необходимой информации для принятия решений;
- обеспечение процессов планирования и исполнения бюджетов в соответствии с федеральным законодательством РФ;
- упрощение процедуры подготовки отчетности для контролирующих органов;
- усиление контроля работы подведомственных учреждений;
- повышение эффективности использования существующей ИТ-инфраструктуры;
- повышение уровня использования информационных технологий в системе государственного управления;
- использование наиболее успешного опыта информатизации российских государственных учреждений.

Внедрение Microsoft Dynamics AX в государственных учреждениях позволяет реализовать решение задач в соответствии с ключевыми особенностями данной отрасли.
Функциональность решения включает в себя:
-Планирование и исполнение финансово-хозяйственной деятельности:
- финансовое обеспечение расходования бюджетных средств;
- отчетность по расходованию бюджетных средств;
- нормативно-справочная информация бюджетного процесса.
-Управление целевыми программами и проектами:
- ведение текущей деятельности по программам и проектам различных типов;
- возможность вести иерархию и уровни соподчинения программ и проектов.

Также стоит обратить внимание на следующие преимущества использования Microsoft Dynamics AX:
- система реализует стандартные принципы работы продуктов Microsoft и не требует длительного обучения;
- высокая эргономичность пользовательских интерфейсов;
- возможность обеспечить приоритетность исполнения текущих задач;
- единый интерфейс при доступе с рабочего места и через Интернет;
- специализированные средства отчетности позволяют анализировать данные на основе сбалансированных показателей, средствами Microsoft Office Excel и Microsoft SharePoint Server со службами PerformancePoint Services;
- полноценная работа с Microsoft Dynamics AX непосредственно из приложений Microsoft Office.

Подобные системы уже давно и успешно функционируют за рубежом. Так, ERP была внедрена правительством Бискайи, провинции на севере Испании. Это из самых промышленно развитых регионов страны, насчитывает более 1,2 миллионов жителей, и включает в себя 112 муниципальных образований, которые и были объединены в общей информационной системой. Ее использование позволило стандартизировать процессы подачи и регистрации заявок, бюджетирования, оформления платежей, госзакупок, работы с кадрами, налогообложения, инвентаризации, социальных услуг. Теперь все государственные подразделения региона могут пользоваться единой системой, что позволяет экономить время и средства муниципалитетов на разработку индивидуальных программных продуктов и их интеграцию с общей системой. В результате использования системы удалось стандартизировать рабочие процессы и повысит контроль над их выполнением, а также было отмечено повышение прозрачности работы с гражданами. Что позволило:
- на 33 % повысит эффективность рабочих операций;
- на 50 % сократить расходы.

Итак, внедрение ERP-системы способствует организации эффективного процесса управления в государственных учреждениях, оперативному контролю за движением бюджетных средств, оптимизации взаимодействия с подведомственными учреждениями, формированию достоверной отчетности в соответствии с законодательством.