ERP для сырьевого трейдера

Когда моего новорожденного сына начали мучить колики, ему прописали одно известное лекарство. Судя по отзывам большинства мам, оно действительно помогало, дети были счастливы. Но на сына оно не подействовало. Тогда нам предложили попробовать аналог, с другим составом и действующим веществом, также с большим количеством положительных отзывов мамочек. Не помогло. Посоветовали третье – ему стало лучше. Но на следующий день всё началось сначала. Причина, по которой эти лекарства оказались бесполезны, очевидна – организм моего сына не такой, как у большинства детей, он уникален.

Когда «колики» начинают мучить компанию, и менеджмент видит проблему в отсталой информационной системе, тоже начинается поиск подходящего лекарства: кто-то выбирает «улучшайзинг» старой системы, кто-то смотрит в сторону дорогих «таблеток» известных мировых производителей, кто-то предпочитает отечественные решения подешевле. ERP-систем на рынке великое множество. У крупных производителей «таблеток» даже есть набор «разных вкусов» для отдельных отраслей. Некоторым компаниям это подходит, они определяют нужный состав и успешно лечат свои болезни. Но что делать, если организация настолько уникальна, что ей не годится ни одно из известных средств? Если бизнес таков, что его аналоги в мире можно посчитать по пальцам одной руки? Что если эта компания – международный сырьевой трейдер?

Клиенты крупного трейдера разбросаны по всему земному шару. Главная цель – продать по такой цене, которая покроет затраты на закупку и доставку и обеспечит компании прибыль. Товар отгружается крупными или очень крупными партиями весом в тысячи тонн. Затраты на доставку в разные страны мира могут складываться больше, чем из десяти параметров – затрат на упаковку, погрузку, перегрузку, взвешивание, перевозку, фрахт, диспач/демередж (прим. – вознаграждение за досрочную обработку груза / плата за простои), агентские и брокерские комиссии, страховку, открытие и обслуживание аккредитива и т.п. В компании действуют сложившаяся годами методология планирования и отдельные устоявшиеся, проверенные временем эффективные процессы, в которых руководство видит отражение своих сильных сторон и к которым привыкло. Бизнес работает в жёстких рамках, ограниченных отчетностью перед акционерами и особыми отношениями с материнской компанией, которая диктует свои условия.

Или, допустим, еще пример, когда компания является лишь малой частью огромного международного трейдингового холдинга. Задача такой организации - скупить сырье в розницу и мелким оптом на локальном рынке, хранить его какое-то время, скопить определенные объемы и вовремя транспортировать к основным морским терминалам, загрузив зафрахтованные суда. Главная цель – закупить по такой цене, которая при заданной цене продажи покроет все издержки на хранение и перемещение, обеспечив наибольшую прибыль.

Эти компании разные по сути. Один трейдер в первую очередь ориентирован на продажи: повышенное внимание к клиентам, особые отношения с поставщиком, ценообразование от закупки (определение минимальной цены продажи), логистика от порта до клиента. Другой нацелен на закупки - ценообразование от продажи (определение максимальной цены закупки), логистика от поставщика до порта, особое отношение к клиенту.

Оба трейдера работают со своим уникальным сырьем, но что самое главное – они являются частью большого холдинга или тесно с ним связаны, что оказывает огромное влияние на их работу: головная компания предъявляет требования к методологии учета, выстраиванию бизнес-процессов закупки или, соответственно, продажи, организации планирования, отчетности и т.п. Влияние материнской компании настолько велико, что её требования могут стать определяющими при выборе информационной системы. Более того, условия могут постоянно меняться, и «дочка» будет вынуждена под них подстраиваться.

Что обычно учитывает трейдер при выборе ERP? На первый план выходят следующие требования:

I. Наличие базовой функциональности для решения основных проблем. Требования материнской компании могут меняться, а бизнес-проблемы самого трейдера никуда не денутся, поэтому в первую очередь стоит ориентироваться на них. У описанных выше компаний есть общая черта: перед тем, как принять решение о продаже (или покупке), им нужно знать минимальную цену, по которой можно совершить сделку, чтобы обеспечить прибыль. Вычисление этой цены - одна из главных проблем трейдеров, которая решается только при наличии функциональности, позволяющей вести детальное планирование затрат на доставку.
II. Возможность обеспечить достаточную глубину кастомизации и гибкость. Требования головной компании бывают довольно разнообразны и могут часто меняться, так что мечтать об универсальной «таблетке» прямо из «коробки» трейдеру не приходится: нужна возможность легко кастомизировать систему при необходимости. Также система должна иметь достаточную глубину кастомизации, что позволит трейдеру вносить изменения в систему на уровне архитектуры, глубоко интегрировать дополнительную функциональность в стандартные модули ERP, добавить множественные сложные связи между новыми и существующими сущностями. Немаловажный плюс, если выбранная система обладает необходимой гибкостью и включает возможность перенастройки без привлечения дополнительных разработчиков.
III. Мультиязычный пользовательский интерфейс ERP-система трейдера должна поддерживать минимум 2-х языка – английский и язык той страны, где находится компания. В некоторой степени это компромисс: трейдер может иметь торговые подразделения по всему миру, постоянно подвергаться внутреннему аудиту со стороны головной компании, проверкам со стороны банков, антимонопольной службы – им всем нужен доступ в систему и не всегда английского языка будет достаточно.
IV. Удаленный доступ к системе с мобильных устройств – планшетов и смартфонов Сотрудники трейдера, ориентированного на продажи, разъезжают по всему миру, выстраивая отношения с покупателями, согласовывая и подписывая контракты. Полжизни они проводят в самолетах, а другую половину – в разговорах по телефону. При этом им нужно вести контрактные условия, оценивать маржинальность сделки, контролировать, ушел ли товар клиенту. Идеальное решения для них - доступ в ERP-систему с мобильного телефона или планшета.
V. Высокая степень защиты информации, надежность и стабильность, простота в обслуживании

Учитывая все эти условия, компании делают выбор в пользу Microsoft Dynamics AX. К примеру, среди клиентов консалтинговой компании Columbus данную систему успешно используют торговое подразделение «Уралкалия», украинская «дочка» международного зернотрейдера Alfred C. Toepfer International и ряд других организаций. Предложенное решение на основе Microsoft Dynamics AX стало эффективным «лекарством» для текущих проблем наших клиентов, полностью удовлетворяя их требованиям:
• Вся бизнес-логика системы написана на объектно-ориентированном языке (открытый код, поддержка продуктов ASP.NET и т.д.), что не создает проблем в случае кастомизации
• Система имеет высокую степень защиты конфиденциальной информации: используются стандартные протоколы Windows, поддерживается аутентификация пользователей по Active Directory
• Система проста в администрировании: поддерживает Active Directory, стандартные протоколы взаимодействия клиента и сервера
• Каждый пользователь может выбрать один из более чем 40 языков интерфейса
• Функциональность Microsoft Dynamics AX является отличной базой решения для трейдера: она достаточно универсальна, подстраивается под различные бизнес-процессы, масштабируема и имеет хорошие возможности для интеграции с корпоративными элементами компании, позволяя выстроить единое информационное пространство
• Пользователи трейдера могут подключаться к системе в режиме 24/7 с любого мобильного устройства под управлением iOS или Android.

Внедренная ERP-система Microsoft Dynamics AX включает функциональность для управления цепочками поставок. Она закрывает наиболее проблемные для трейдеров области: планирование и учёт затрат на перемещение и доставку грузов, расчёт цены (покупки или продажи) на основании этих затрат.

Как это работает на практике в случае первого трейдера? Сотрудник отдела логистики на периодической основе вносит в ERP-систему тарифы на услуги фрахта, страхования, погрузки и т.д., которые составляют затраты на доставку. Затраты учитываются в разрезе услуг, контрагентов, направлений перемещений, продуктов и т.п. параметров.

При необходимости трейдер корректирует модели затрат, которые определяют, какой набор затрат характерен для выбранных параметров сделки - условий оплаты, условий поставки по Incoterms (прим. - международные правила толкования терминов в области внешней торговли), маршрута следования груза. Когда трейдер создает в системе сделку и указывает основные параметры, Microsoft Dynamics AX автоматически подбирает по этим параметрам модель затрат, определяет для каждой затраты соответствующий тариф и отображает предварительные затраты на доставку для выбранных параметров сделки. Если указать цену продажи, ERP-система рассчитает предварительную цену закупки.

Впоследствии логист при необходимости уточняет сумму плановых затрат и, соответственно, цену закупки. Затем по приходу инвойсов от поставщиков услуг вносит фактические затраты в систему. Так можно проводить план-фактный анализ затрат, сравнивать плановую и фактическую маржу по сделке и использовать разницу между плановыми и фактическими показателями для начисления резервов в бухгалтерском учёте.

Детальное планирование затрат в системе даёт возможность для дальнейшего развития планирования на глобальном уровне. Например, в Microsoft Dynamics AX можно построить блок моделирования, чтобы решить прикладную разновидность классической задачи о коммивояжере, сформировав план по всем отгрузкам за год.

На входе будут: • База контрактов с введенными фиксированными параметрами - ценой продажи, товаром, упаковкой, условиями поставки, поставляемым количеством товара в месяц.
• Существующие ограничения, например, по производственным мощностям, по пропускным способностям погрузочных терминалов в порту.
• База тарифов на услуги перевозчиков, судовладельцев, экспедиторов, агентов и т.п.

На выходе - помесячный план отгрузок на весь год, отвечающий всем критериям и ограничениям, минимизирующий общую сумму всех затрат на доставку, а значит и обеспечивающий трейдеру максимальную прибыльность.

В заключение отмечу, что достоинства, характерные для платформы Microsoft Dynamics AX, улучшаются с каждой новой версией. К примеру, в недавно появившуюся на рынке версию Microsoft Dynamics AX 2012 R3 включен модуль, призванный решать задачи транспортной логистики - Transportation management module (TRAX). В ближайшее время также должны появиться приложения для мобильных устройств, позволяющие работать с информационной системой удаленно. А это значит, что ERP Microsoft Dynamics AX 2012 R3 имеет шансы стать идеальным выбором для трейдинговой компании.

Автор - Сергей Игнаткин, руководитель проектов практики Distribution, консалтинговая компания Columbus