На примере электронного архива ОГК-1 крупные холдинги учатся управлять первичной бухгалтерской документацией

6-го августа 2009 г. корпорация «Электронный Архив» провела научно-практический семинар «Оптимизации подготовки к проверкам и повышению управляемости в холдинговых структурах» для главных бухгалтеров и ведущих ИТ - специалистов крупных российских компаний.

В рамках теоретической части слушателям было представлено решение «Электронный архив первичной бухгалтерской документации», которое увеличивает эффективность работы за счет предоставления инструментов для поиска, хранения и использования документов. Предложенный комплексный проект позволяет перевести весь объем бухгалтерской документации в электронный вид с помощью высокопроизводительных промышленных сканеров ЭЛАР Планскан, ЭЛАР Скамакс и затем создать электронный архив на базе ПО САПЕРИОН, обеспечивающего управление созданным информационным ресурсом. Весь процесс был продемонстрирован на действующей модели, и каждый из присутствующих смог наглядно убедиться в безупречности функционирования системы.

Ключевым моментом семинара стало выступление представителя ОАО «Первая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии» (ОГК-1) – одной из крупнейших энергетических компаний страны. Начальник департамента информационных технологий Сергей Николаевич Столбов подробно рассказал о внедрение электронного архива бухгалтерской документации в ОАО «ОГК-1». «В ходе проекта была переведена в электронный вид вся первичная бухгалтерская документация и договора компании за 2007-2008 год. Это более 200 тысяч листов – сообщил Сергей Николаевич: все данные были загружены в электронный архив. Многопользовательский и оперативный доступ к информации значительно снизил трудоемкость подготовки к налоговым проверкам. Электронный архив был гибко интегрирован с системами, ранее установленными на предприятии. Пользователи учетной системы СЕБНУ, систем АСФК и Oracle теперь получили доступ к электронным копиям документов из привычного интерфейса. Реализована система штрих-кодирования входящих и исходящих документов.

Кроме центрального офиса ОАО «ОГК-1» в проекте приняла участие Пермская ГРЭС. Внедрение электронного архива бухгалтерской документации на данной ГРЭС теперь позволяет удаленно и с минимальными затратами проводить внутренний аудит и подготовку к налоговым проверкам. Кроме того, в перспективе предполагается расширить интеграционные возможности корпоративного электронного архива документации предприятия и соединиться с системой документооборота ИС Documentum. Холдинг «ОГК-1» полностью удовлетворен результатами проекта и планирует масштабировать его на другие отделы и предприятия.

В ходе семинара также состоялся обмен мнениями о задачах создания и эффективного использования информационных ресурсов первичной бухгалтерской документации, осуществления удаленного внутреннего аудита финансовой деятельности дочерних подразделений, сокращения издержек при формировании подборок документов и изготовлении копий. Все присутствующие отметили, что были озвучены практически все проблемы, существующие в любой крупной компании, и предложены решения этих проблем.