Автоматизация группы компаний ИРИТО с помощью отраслевого решения для автобизнеса на базе Microsoft Dynamics NAV

Группа компаний ИРИТО использует для управления дистрибуцией автомобилей и запчастей отраслевое решение для автобизнеса на базе Microsoft Dynamics NAV.

IT-решение, созданное на базе Navision с использованием технологии spellabs.web agent, объединило в единое информационное пространство департаменты дистрибуции автомобилей и запчастей группы компаний ИРИТО, 120 дилеров в 52 городах России и департаменты производителей автомобилей и запчастей.

В настоящее время в системе работает более 15 менеджеров ИРИТО и более 100 дилеров. Внедренное решение помогает дистрибьютору динамично развивать дилерскую сеть и улучшать качество взаимодействия с дилерами, которое позитивно влияет на лояльность розничных клиентов.

В ходе проекта автоматизированы следующие направления деятельности автодистрибьютора:

- Планирование сбыта автомобилей
- Импорт и продажа автомобилей дилерам
- Гарантийное обслуживание
- Снабжение дилеров запасными частями
- Финансовые взаиморасчёты с дилерами и поставщиками
- Взаимодействие с потенциальными клиентами

Ситуация

Сохранение темпа коммерческого роста компании в значительной степени зависит от того, насколько эффективно компания будет взаимодействовать со своими дилерами и производителем, а также максимально удовлетворять спрос конечных потребителей. Дилерская сеть группы компаний ИРИТО состоит из 120 дилеров, продающих автомобили марок Great Wall, FAW, BYD, Foton, DFM (Dong Feng) и Hafei.

До весны 2005 года для взаимодействия с дилерами в компании использовалась собственная система – web-приложение, с помощью которого дилер имел возможность выбрать автомобиль интересующей его модификации, указать вариант комплектации и набор дополнительных опций, выбрать цвет и сформировать заявку на определенное количество автомобилей. Дилер не имел доступа к оперативной информации о наличии автомобилей на стоянках ИРИТО и о сроках поставки. Менеджеры ИРИТО вручную собирали заявки дилеров в единый заказ, который затем отправлялся производителю. Недостатки существующего IT решения не позволяли ИРИТО добиваться максимального коммерческого роста.

“Особенностью быстроразвивающегося бизнеса является то, что временной интервал между возникновением потребности и необходимостью реализации готового решения сокращается до невероятно коротких сроков. В виду стремительных темпов развития дилерской сети и увеличения партий отгружаемых с завода автомобилей cрок решения поставленной задачи и введения в эксплуатацию готовой системы ограничивался несколькими месяцами,“ – говорит Константин Шляпкин, руководитель IT-отдела группы компаний ИРИТО.

Выбор решения

IT-решения, используемые компанией ИРИТО росли также быстро как и сама компания, а появление новых направлений бизнеса создало дополнительные сложности в их разработке и адаптации. Для реализации продукции ГАЗ и оказания сервисных услуг по обслуживанию автомобилей группа компаний ИРИТО успешно использовала собственные разработки, но существующий механизм не был адаптирован для решения задач по дистрибуции импортных автомобилей и запчастей. Возлагая большие надежды на развитие нового направления и понимая важность автоматизации нового бизнеса, руководство компании приняло решило в кратчайшие сроки внедрить новую информационную систему.

Критерием для выбора было максимальное покрытие текущих задач ИРИТО стандартной функциональностью информационной системы и возможность гибкой адаптации системы к дальнейшему развитию бизнес - направления компании. В качестве платформы для создания единой информационной системы дистрибуции автомобилей и запчастей было выбрано отраслевое решение для автобизнеса на базе Microsoft Dynamics NAV. Для создания единого информационного пространства, которое объединило бы сотрудников группы компаний ИРИТО, дилеров и потенциальных клиентов была выбрана технология spellabs.web agent для Microsoft Dynamics NAV.

«Тщательно сравнив различные продукты, мы выбрали отраслевое решение для автобизнеса на базе Microsoft Dynamics NAV (ранее Microsoft Business Solutions-Navision) , - рассказывает Андрей Резников, Директор по развитию Группы компаний ИРИТО. – И тому было несколько причин. Во-первых, система максимально соответствует требованиям нашей компании. Это многофункциональное, технологичное и в то же время гибкое решение, уже учитывающее отраслевые особенности. Во-вторых, для нас, как дистрибьюторов нескольких брэндов, очень важна возможность ведения в единой базе информации об автомобилях разных марок. И, наконец, огромное значение имело то, что в единой информационной базе данных могут работать и региональные дилерские компании. А это сильно упрощает взаимодействие с территориально удаленными дилерами».

Решение

В рамках проекта автоматизации дистрибуции автомобилей и запчастей в группе компаний ИРИТО были внедрены следующие модули системы:

- Финансы
- Автомобили
- Запчасти

IT-решение, созданное на базе Microsoft Dynamics NAV с использованием технологии spellabs.web agent – это простой в использовании веб-портал, предоставляющий дилерам быстрый и оперативный доступ к полному набору необходимых им данных и функциональных возможностей.

Созданное с использованием технологий Microsoft и при участии консалтинговой компании BrightConsult, комплексное IT-решение обеспечивает связь ИРИТО со всеми 120 дилерами в 52 городах России, а также вспомогательными подразделениями, предоставляя при этом ряд новых и ценных возможностей.

В настоящее время в системе работают более 15 менеджеров ИРИТО и более 100 дилеров. В январе 2005 года ИРИТО провела рекламную акцию, в ходе которой в течение одного дня более 50 000 потенциальных клиентов с помощью системы Microsoft Dynamics NAV и технологии spellabs.web agent:

- нашли интересующую конфигурацию автомобиля (6 марок, 100 моделей)
- посмотрели характеристики и цены выбранных автомобилей (более 1500 автомобилей)
- нашли дилера, у которого есть в наличии выбранные автомобили

Архитектура

Текущая архитектура системы показана на рисунке 1. Решение можно разделить на три части: INCADEA (Navision), web -интерфейс для дилеров и система поиска для розничных клиентов.

Группа компаний ИРИТО

Microsoft Dynamics NAV и web интерфейс избавляют сотрудников ИРИТО от необходимости в ходе своей повседневной работы повторно вводить одни и те же данные в разные системы, что существенно ускоряет процесс обработки заявок дилеров и повышает общую эффективность работы компании.

Скорость обработки заявок дилеров увеличилась на 25%. Менеджеры ИРИТО стали на 20% меньше времени тратить на формирование заказа поставки и контроль его выполнения.

Ведь исчезли такие рутинные операции, как перенос вручную заявок, присланных дилером. Система сама формирует заказы на отгрузку автомобилей с завода в соответствии с требованиями транспортировки и в зависимости от географического положения дилеров, информирует менеджера о задолженностях по оплате, позволяет снимать резервирование с неоплаченных вовремя автомобилей.

“Работы по внедрению системы были начаты в марте 2005 года, а на «живых» данных система заработала уже в апреле. Первые результаты работы с Microsoft Dynamics NAV сразу же заслужили одобрение пользователей системы, получивших возможность оперативно управлять заказами и отслеживать поставки. Со столов стали быстро исчезать кипы бумажных документов, скорость обслуживания заявок, присылаемых дилерами, значительно возросла.” – говорит Константин Шляпкин, руководитель IT отдела группы компаний ИРИТО

Данные о платежах дилеров оперативно поступают из бухгалтерской системы в Microsoft Dynamics NAV, таким образом менеджер может получить информацию о текущем балансе дилера. До внедрения Microsoft Dynamics NAV было очень сложно провести быструю сверку взаиморасчётов между ИРИТО и дилерами. В настоящее время необходимость подготовки актов сверки взаиморасчётов исчезла сама собой, потому что менеджеры ИРИТО и дилеры оперативно получают всю необходимую информацию из единого источника данных.

По итогам работы с апреля по декабрь 2005 года группа компаний ИРИТО реализовала розничным клиентам более 4 000 автомобилей. Все эти продажи были учтены в системе. По всем проданным автомобилям была зарегистрированы предварительные заявки дилеров, оформлены заказы продажи и зарегистрированы конечные потребители.
Не секрет, что при выборе автомобиля клиенты обращают пристальное внимание на доступность оригинальных запасных частей и уровень сервисного обслуживания. Поэтому для компании дистрибьютора автомобилей эффективное управление продажами запчастей – показатель качества работы и профессионального отношения к развитию дилерской сети. Бизнес – процессы дистрибуции запчастей более сложны, чем продажа автомобилей и поэтому требовали тщательного анализа, прежде чем начинать их автоматизацию.

Руководством группы компаний ИРИТО была поставлена стратегическая задача в течение декабря 2005 года провести анализ бизнес – процессов департамента дистрибуции запчастей и подготовить техническое задание на внедрение Microsoft Dynamics NAV. Согласно анализам аналитиков группы компаний ИРИТО в марте 2006 года, спустя год после начала активных продаж автомобилей, у дилеров должна была появиться потребность в большем количестве запчастей. Поэтому перед консультантами была поставлена цель внедрить систему в департаменте запчастей до марта 2006. Также необходимо было наладить тесное и прозрачное взаимодействие между отдела продаж автомобилей и запчастей. Отдела продаж запчастей должен был оперативно получать информацию о продажах автомобилей дилерам, а также состояние баланса.

В начале марта 2006 сотрудники ИРИТО стали учитывать заказы покупки и продажи запчастей в Microsoft Dynamics NAV. Параллельно с внедрением системы сотрудники ИРИТО совместно с консультантами исполнителя разрабатывали электронные каталоги запчастей, которые должны были уменьшить время на подбор необходимых запчастей. В рамках разработки каталога необходимо было разбить все запчасти на группы и подгруппы, привязать запчасть к подгруппе, а к подгруппе привязать её схематичную картинку.

Электронный каталог также должен был быть интегрирован с web интерфейсом к Microsoft Dynamics NAV . В марте 2006 года все работы по созданию электронного каталога запчастей для 6 марок автомобилей (около 6 000 запчастей) и web интерфейса к модулю запчастей были закончены.

С сентября 2006 года группа компаний ИРИТО планирует использовать в системе функции формирования и обработки гарантийных заявок дилеров.

В системе автоматизированы следующие важные функции:

- анализ в on-line режиме поступающих заявок дилеров на автомобили и запчасти;
автоматическое формирование заказа на поставку;
- анализ контрольных точек прохождения автомобилей и запчастей от производителя к дилеру;
- обмен данными между информационными системами дилера и производителя

Дилеры

Единое IT-решение, созданное на базе Microsoft Dynamics NAV с использованием технологии spellabs.web agent дает возможность дилерам эффективно взаимодействовать с ИРИТО, что позволяет рационализировать коммерческую деятельность и уменьшить расходы.

Дилеры избавлены от необходимости составлять заказы в Microsoft Excel, пересылать их в виде вложений электронной почты, или факсимильной связью. В прошлое ушла необходимость составления актов сверки и прочих подтверждающих документов. Дилеры видят состояние своих заявок непосредственно в базе данных дистрибьютора, что исключает возможность большинства организационных недоразумений. Все, что остается сделать дилеру – создать в web интерфейсе заявку на поставку автомобилей.

С помощью системы поиска дилеры получили возможность заказывать автомобили, которые находится на площадке ИРИТО или вышли с завода и находятся в пути. Любую из найденных автомашин дилер может зарезервировать за потенциальным клиентом и сообщить ему дату доставки. За счёт обеспечения прозрачности работы, исключаются конфликтные ситуации между дилерами.

В результате внедрения web интерфейса к Microsoft Dynamics NAV дилеры получили возможность оперативно решать следующие задачи:

- формирование заявок на новые автомобили и запчасти
- поиск и оформление заявки на свободные автомобили дистрибьютора
- поиск запчастей по электронному каталогу и оформление заявки
- резервирование автомобилей под розничных клиентов
- контроль поступления заказанных автомобилей и запчастей на площадку ИРИТО
- контроль финансовых взаиморасчётов с дистрибьютором
- регистрация данные о фактической продаже автомобиля розничному клиенту
- подготовка отчётов о продажах, планируемых поставках и текущих остатках

Потенциальные клиенты

Розничные клиенты – конечный и самый важный элемент в цепочке взаимоотношений участников автобизнеса. Доверие клиентов – показатель успеха дистрибьютора и дилерской сети. Именно поэтому строя единую систему информационного обмена нужно было предоставить клиентам возможность быстро найти максимум интересующей информации. Проведя сравнительный анализ существующих автомобильных web ресурсов компания ИРИТО пришла к следующему выводу:

- клиент должен оперативно получать всю интересующую информацию из единого источника в любое время суток
- дополнительные качественные услуги повышают лояльность клиента к марке

Таким образом компания ИРИТО подошла к организации системы глобального поиска автомобилей для конечного покупателя. Система поиска, существующая в Microsoft Dynamics NAV , был существенно доработана и оптимизирована.

В результате получилась простая и удобная web-форма, в которой задаются критерии поиска:

- модификации автомобиля
- цвета
- комплектации
- желательные дополнительные опций
-- конкретный дилер (при желании)

Результатом запроса является список дилеров, у которых есть в наличии подобный автомобиль. По каждому дилеру можно открыть детальную информацию о всех автомобилях, удовлетворяющих критериям поиска.

В результате внедрения web интерфейса розничные клиенты получали возможность:

- найти интересующий автомобиль по различным критериям (модификация, цвет, комплектация, опции)
- посмотреть характеристики и цены выбранных автомобилей
- доступ к оперативной информации о наличии автомобилей на площадке дилеров, а также планируемые к поставке, с точной датой доставки
- найти координаты дилера, у которого есть в наличии интересующие автомобили

“Окончательный вариант системы поиска для розничных клиентов был готов в феврале 2005 года, как раз к запланированной рекламной акции на www.rambler.ru. Перед нами стояла задача обеспечить корректную и бесперебойную работу системы при нагрузке примерно в 2 000 поисковых запросов в час. Технологические возможности Navision и spellabs.web agent, а также профессионализм компании BrightConsult позволили нам справиться с поставленной задачей. Нагрузка 20 000 запросов – система работает надежно!!!” – говорит Константин Шляпкин, руководитель IT отдела группы компаний ИРИТО

Результаты

По итогам внедрения Microsoft Dynamics NAV в департаменте дистрибуции автомобилей группа компаний ИРИТО получила следующие преимущества:

- Сотрудники стали на 25 % меньше времени тратить на оперативную работу с дилерами;
- У дилеров появилась возможность в 1.5 раза быстрее формировать заявки на поставку автомобилей
- Дилеры получают точные сроки поставки автомобилей, и прозрачность финансовых взаимоотношений с дистрибьютором. Дилеры одновременно с дистрибьютором получают информацию о выходе автомобиля с производства и доставки автомобиля на площадку дистрибьютора
- Группа компаний ИРИТО владеет оперативной информацией о продажах автомобилей конечным потребителям, что даёт возможность оперативно анализировать продажи и более точно планировать закупки
- Прозрачные схемы подачи, обработки и выполнения гарантийных заявок дилеров

По итогам внедрения Microsoft Dynamics NAV в департаменте дистрибуции запчастей группа компаний ИРИТО получила следующие преимущества:

- Оптимизация и прозрачность поставок запчастей позволяет дилерам ИРИТО оперативно удовлетворять потребности клиентов в запчастях
- Использование web портала позволило объединить компанию и ее дилеров в единое информационное пространство
- Оперативное получение достоверной и целостной информации о дистрибуции запчастей в режиме реального времени позволяет быстро принимать оптимальные решения, оперативно реагировать на изменения деловой среды и максимально полно использовать благоприятные рыночные возможности.

Совершенствование стандартов и процессов, связанных с коммерческой деятельностью – принцип работы сотрудников ИРИТО, результатом которой является повышение эффективности и качества работы с клиентами и деловыми партнёрами.
Помимо значительной экономии, Microsoft Dynamics NAV предоставляет компании ИРИТО инструмент, который поддержит ее рост и эффективность работы в будущем. Использование возможностей системы в полном объеме позволит ИРИТО на базе существующих ресурсов добиться большего за счет воплощения в жизнь принципа постоянного совершенствования, следствием чего будет дальнейшее уменьшение затрат и выявление новых способов получения доходов.

«Внедренная в нашей компании единая информационная система дает возможность сотрудникам переключить свое внимание с технологических проблем на взаимоотношения с дилерами и клиентами. Система позволяет нам сосредоточиться на удовлетворении запросов наших дилеров — и уделять минимум времени несодержательным задачам (например, тем, что связаны с повседневным управления системой). Отдача от инвестиций в Microsoft Dynamics NAV превышает ожидания, а затраты на ее приобретение являются максимально целевыми» – Андрей Резников, директор по развитию группы компаний ИРИТО.

Перспективы

Решение Microsoft Dynamics NAV была введено в эксплуатацию весной 2005 года. В то время она предназначалась только для менеджеров департамента дистрибуции автомобилей. Немного позднее, осенью 2005 года, был полностью введен в действие web интерфейс для дилеров и розничных клиентов. В феврале 2006 система поиска для розничных клиентов приобрела статус “Общероссийская система поиска китайских автомобилей”. С 01 марта в системе полностью работает департамент запчастей группы компаний ИРИТО. В настоящее время внедряется модуль формирования и обработки гарантийных заявок дилеров. В группе компаний ИРИТО продолжается развитие системы Microsoft Dynamics NAV и web-интерфейса, для того чтобы предоставить своим дилерам и клиентам более новые и совершенные услуги.