Завод "Катерпиллар-Тосно" быстрее считает зарплату с "1С:Предприятием 8"

ООО "1-ая Внедренческая Компания" ("1-ВК") завершила проект по автоматизации расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" у одного из крупнейших работодателей в Ленинградской области - в компании "Катерпиллар-Тосно". По итогам проекта в несколько раз сокращены трудозатраты на выполнение операций кадрового учета и расчет заработной платы; с двух-трех дней до нескольких минут сокращено время формирования проводок для выгрузки данных по заработной плате в централизованную систему бухгалтерского учета. Автоматизировано 20 рабочих мест.

Завод Катерпиллар в городе Тосно Ленинградской области - это первое производство в России, которое полностью принадлежит Корпорации Катерпиллар (Caterpillar Inc.). Завод специализируется на производстве комплектующих для экскаваторной техники, собираемой на заводах Катерпиллар в Европе. На заводе работают 400 человек.

"Катерпиллар-Тосно" полностью отвечает всем мировым и корпоративным стандартам, что позволило предприятию стать в 2005 году первым в России предприятием Класса А, а в ноябре 2006 - подтвердить это высокое звание. Предприятие является одним из ключевых работодателей в Ленинградской области.

Целью проекта по автоматизации расчета заработной платы было сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками на ввод данных, расчет и последующий учет заработной платы на предприятии. Также требовалось сократить количество ошибок за счет уменьшения ручного вода данных и двойного ввода в другие учетные системы. В качестве основы для системы расчета заработной платы была выбрана конфигурация "Зарплата и управление персоналом" на платформе "1С:Предприятие 8".

В ходе внедрения сотрудниками компании "1-ВК" были автоматизированы следующие участки:

- ведение кадрового учета;
- ввод данных о фактически отработанном времени сотрудников на местах (ведение табелей);
- учет данных о питании сотрудников (интеграция с учетной системой столовой);
- расчет аванса и заработной платы;
- формирование платежей по заработной плате через банки;
- расчет налогов;
- интеграция в части учета заработной платы с системой бухгалтерского учета компании.

Благодаря автоматизации вышеуказанных функций были достигнуты следующие результаты:

-в несколько раз сокращены трудозатраты на выполнение повседневных операций кадрового учета;
-до 1-2 дней сокращены сроки расчета заработной платы;
- с 2-3-х дней до нескольких минут сокращено время формирования проводок для выгрузки данных по заработной плате в централизованную систему бухгалтерского учета (ранее эти операции выполнялись вручную).

Количество автоматизированных рабочих мест: 20.

Автоматизация кадрового учета позволила сотрудникам отдела персонала в несколько раз сократить время на выполнение повседневных операций по приему новых сотрудников, оформлению кадровых перемещений, увольнению. Автоматическое формирование необходимых печатных документов в учетной системе и отказ от ручного заполнения бланков также благотворно повлиял на работу отдела. Кроме того, был автоматизирован процесс ввода отпусков сотрудников. Теперь каждый сотрудник сам (или через своего руководителя) может оформить заявку на отпуск на желаемый период. Отделу персонала же в конце месяца нет необходимости вручную указывать все отпуска сотрудников (что занимало много времени и было потенциально опасным с точки зрения ошибок).

Одним из требований заказчика было создать максимально удобную и простую форму ведения табелей учета рабочего времени производственного персонала. Был разработан специальный табель учета рабочего времени с возможностью деления отработанного сотрудником времени по сменам, подразделениям организации, с дополнительной классификацией по видам выполняемых работ. До внедрения данные вводились в учетную систему (для расчета зарплаты) и в электронные таблицы для формирования отчетов. Реализация данного функционала позволила сотрудникам компании отказаться от двойного ввода данных и исключить связанные с этим ошибки.

На территории компании организована столовая для сотрудников. Сотрудникам нет необходимости каждый день идти в столовую с деньгами, все расчеты производятся по бесконтактной смарт-карте. В конце месяца данные о суммах за питание сотрудников переносятся из учетной системы столовой в систему расчета заработной платы с расчетом удержаний и компенсаций.

Компания "Катерпиллар Тосно" использует расчетный способ определения размера аванса в зависимости от внутренней классификации персонала и количества отработанных дней за расчетный месяц. Автоматический расчет данных сумм также сократил время, требуемое на выполнение этой операции, и избавил от возможных ошибок.

Расчетным в компании "Катерпиллар Тосно" является период не с первого по последнее число месяца, а с 16 числа одного месяца по 15 число следующего, при этом расчет налогов и отчислений с зарплаты производится по календарным месяцам согласно требованиям российского законодательства. Сотрудниками компании "1-ВК" был реализован механизм расчета заработной платы в соответствии с данным требованием заказчика, при этом для соблюдения требований законодательства были внесены изменения в расчет налогов, и налоговый период установлен с первого числа месяца по последнее.

Бухгалтерский учет у заказчика ведется централизовано в интегрированной системе учета. Данные по заработной плате и налогам формируются в требуемом виде и выгружаются для импорта в учетную систему. Ранее процесс формирования проводок делался вручную и занимал 2-3 дня. Благодаря внедрению системы "1С:Предприятие 8", теперь данный процесс занимает менее 10 минут.

Ольга Евдокимова, бухгалтер по расчету заработной платы, комментирует результаты проекта: "Внедрение системы позволило значительно сократить время расчета и выполнения рутинных операций, а также исключить ошибки, связанные с многократным вводом информации, необходимой для выполнения кадровых операций и расчета заработной платы".