Западная ERP-система и российский бухучет: опыт эффективной интеграции и аутсорсинга бухучета

В текущих российских условиях частое изменение требований к подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности влечет за собой необходимость изменения программного обеспечения. Нужно отметить, что решение задач по адаптации корпоративной системы к часто изменяющемуся законодательству затрудняет развитие этой системы в области повышения эффективности управления бизнесом. Это выражается в том, что приходится отвлекать специалистов на решение задач по подготовке регламентированной отчетности в ущерб задачам по оптимизации управленческого учета. И, время, затрачиваемое на решение этих задач, во многом зависит от сложности системы: чем сложнее система, чем больше бизнес-процессов в ней автоматизировано, тем сложнее ее настраивать и модифицировать. В первую очередь это относится к ведущим западным ERP-системам, где задачи по автоматизации бизнес-процессов решены на очень высоком уровне.

Задачи по автоматизации управленческой деятельности и задачи по подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности имеют разные цели, хотя используют одни и те же первичные данные. Информация по бухгалтерской и налоговой отчетности предназначена в первую очередь для удобства использования контролирующими органами, в то время как задачи по управлению бизнесом требуют информации специфичной для бизнеса и методов управления компанией. Нужно отметить, что достаточно часто данные подготовленные для бухгалтерской и налоговой отчетности используются для принятия управленческих решений, но происходит это по большей части по причине отсутствия более качественной информации.

Каждая компания по своему решает задачи по автоматизации управления деятельностью компании и подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Но можно выделить некоторые основные подходы:

Корпоративная система полностью настраивается на решение этих задач. В ней реализованы и управленческие задачи и задачи подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Данный подход имеет неоспоримое преимущество в том, что задачи решаются в едином информационном пространстве, при этом исключается дублирование данных. Можно сказать, что это классический подход, к которому в идеале стремятся все компании. Но в то же время данный подход требует дополнительных усилий по развитию системы, т.к. при модификации системы приходится принимать во внимание взаимосвязи многих контуров учета. Этот подход характерен для западных компаний с устоявшейся законодательной системой.
Корпоративная система решает управленческие задачи и большую часть задач бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом часть задач выполняется вручную и/или полуавтоматически с помощью дополнительных программ и приложений (например, Excel и т.п.). Преимущество данного подхода в гибкости, недостатки – в большом объеме ручного труда, дублированном вводе данных и больших временных затратах на сверку данных различных источников.
Корпоративная система решает управленческие задачи, а задачи бухгалтерской и налоговой отчетности решаются с помощью отдельной бухгалтерской программы (чаше всего это «1С:Бухгалтерия»). Данные в бухгалтерскую программу, при этом, могут переноситься автоматически и вводиться вручную. Удобство использования данной схемы зависит от уровня интеграции этих систем: чем больше информации переносится автоматически, тем меньше времени и ресурсов требуется на ввод и сверку данных.

Здесь хотелось бы также отметить, что современный подход к автоматизации предприятий имеет тенденцию к внедрению нескольких различных систем работающих с одними и теми же данными в режиме интеграции, например, интеграции ERP и CRM системы. Причем нужно учитывать, что во многих ERP-системах есть функционал CRM, но руководство компаний принимает решение использовать альтернативные системы, в которых определенный функционал реализован лучше. Таким образом, выбор делается в пользу систем, которые являются лидерами в своей области.

В данной статье рассматривается подход к решению задач по автоматизации управленческого и бухгалтерского учета, при котором используются возможности интеграции систем. Кроме того, учитывая, что для ведения бухгалтерского и налогового учета используется стандартная версия бухгалтерской программы, разумным решением этой задачи для многих компаний будет использование услуги аутсорсинга сторонней бухгалтерской компании.

В качестве системы для управленческого учета предлагается использовать известную, хорошо зарекомендовавшую себя ERP-систему, а для бухгалтерского и налогового учета использовать ставшую практически стандартом программу «1С:Бухгалтерия». При этом данные из ERP-системы в полном объеме автоматически передаются в 1С, т.е. по сигналу пользователя или через определенный промежуток времени в 1С передаются все необходимые первичные документы за определенный период, а также автоматически создаются элементы справочников, которые содержатся в этих документах.

После переноса документов выполняется их проведение и, при необходимости (особенно на начальных этапах эксплуатации), выпуск сводных отчетов и сверка итоговых цифр.

Далее бухгалтерская компания с помощью механизма репликации 1С по шифрованным каналам связи (или другими безопасными способами) получает данные в свою копию базы данных. Бухгалтерская компания для сохранности базы производит её архивацию в заданные периоды и на момент получения данных репликации от клиента.После чего бухгалтерская компания производит необходимые расчеты и подготавливает отчетность, которую затем предоставляет в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы.Также бухгалтерская компания следит за изменениями законодательства и своевременно сообщает о предстоящих изменениях компании-заказчику.

В качестве примера реализации подобной схемы можно привести компанию «Вольтра.ру». Компания «Вольтра.ру» известный, один из старейших в Рунете, Интернет-магазин по продаже электроинструмента и оснастки.

Управленческий учет в компании реализован на базе ERP-системы Microsoft Dynamics NAV. До апреля 2010 г. бухгалтерский и налоговый учет велся силами самой компании. Для организации бухгалтерского и налогового учета выбирались различные подходы – это и настройка системы Dynamics NAV с выполнением части расчетов в Excel, и частичное использование программы «1С:Бухгалтерия» с ручным вводом информации. В 2009 году руководство компании приняло решение полностью перенести задачи бухгалтерского и налогового учета в программу «1С:Бухгалтерия», а систему Dynamics NAV использовать для управленческого учета. При этом данные из системы NAV передавать в 1С автоматически. Реализовать данную задачу было поручено компании «Практика Бизнеса», которая специализируется на построении подобных решений по интеграции систем. Задача была успешно решена. В результате бухгалтерия компании «Вольтра.ру» смогла полностью работать в 1С, автоматически получая все необходимые документы и справочники из Dynamics NAV путем запуска обмена данными.

В начале 2010 г. в связи с кадровыми перестановками в компании «Вольтра.ру» возникла необходимость подбора нового главного бухгалтера. Так же рассматривался вариант с привлечением сторонней компании для ведения бухгалтерского учета. После тщательного рассмотрения предложенных вариантов руководством было принято решение о сотрудничестве с компанией «Константа» и поручить ей полностью ведение бухгалтерского и налогового учета.

Выбор данной схемы работы полностью удовлетворил потребности заказчика.

Генеральный директор «Вольтра.ру» Андрей Немкевич так оценивает выбранное решение: «Мы давно пытались оптимизировать время и ресурсы, которые тратили на подготовку и сдачу регламентированной отчетности. На текущий момент могу сказать, что оптимальное решение найдено и оно значительно выигрышнее по сравнению с ведением бухгалтерии собственными силами».

Данная схема позволила максимально сосредоточиться на задачах повышения эффективности бизнеса, передав задачи по подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности компании «Константа».

Подводя итоги, среди преимуществ использования рассмотренной схемы можно выделить следующие:

- Бухгалтерская компания решает все вопросы, касающиеся бухгалтерской и налоговой отчетности: специалисты аутсорсинговой компании имеют разносторонний опыт ведения бухгалтерского учета в организациях различного рода деятельности, постоянно отслеживают изменения в законодательстве, и риск возникновения ошибок при подготовке отчетности становится минимальным.
- С помощью механизма страхования бухгалтерская компания гарантирует отсутствие финансовых потерь, связанных со сдачей регламентированной отчетности.
- В лице бухгалтерской компании заказчик получает квалифицированного консультанта по вопросам правильности ведения учета.
- Снижается нагрузка на персонал или вовсе отпадает необходимость держать в штате организации высококвалифицированных, а, следовательно, дорогостоящих бухгалтеров. Задачи компании-заказчика сводятся к тому, чтобы запустить обмен данными между двумя системами и обеспечить передачу информации бухгалтерской компании.
- Заказчик может более полно сконцентрироваться на задачах по развитию ERP-системы и на повышении эффективности бизнеса без необходимости тратить время и средства на доработку системы для соответствия меняющемуся законодательству.