С переходом на "1С:Предприятие 8" дорожная компания ОАО "Коломяжское" ускорила расчет заработной платы по сложной схеме

Специалисты компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) успешно завершили автоматизацию процессов расчета заработной платы и управления кадровой политикой в ОАО "Коломяжское". Внедрение системы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" позволило в разы ускорить расчет заработной платы по сложной многоступенчатой схеме для более тысячи человек. Синергетическим эффектом от использования системы стало увеличение скорости и надежности работы с персоналом.

Открытое акционерное общество (ОАО) "Коломяжское" - одно из крупнейших предприятий Санкт-Петербурга, выполняющих комплекс работ по текущему ремонту и содержанию дорог и дорожных сооружений, в том числе по ручной и механизированной уборке проезжей части автомобильных дорог и тротуаров. Территория, обслуживаемая предприятием, составляет около 9 млн. м2. Собственный автопарк насчитывает порядка 400 единиц техники. В штате компании – более 1000 человек.

В ОАО "Коломяжское" применяются различные системы оплаты труда. У инженерно-технических специалистов повременно-премиальная система оплаты труда. Водители и механизаторы помимо установленной тарифной ставки, которая зависит от техники, на которой они работают, получают все предусмотренные законодательством доплаты и надбавки (в частности, ночные, праздничные, сверхурочные, за вредность, за работу в выходные, бригадирские, наставничество и т.д.). Кроме того, на предприятии действует коллективный договор, предусматривающий расширение системы социальных льгот. Огромный спектр видов оплаты труда обусловлен спецификой деятельности предприятия и номенклатурой выполняемых работ.

Ранее на предприятии для учета кадров и расчета зарплаты использовали две отдельные информационные системы, все более устаревавшие. Учет кадров велся в программе "1С:Зарплата и кадры" версии 7.7, а расчет заработной платы – в другой системе, разработанной еще в 90-х годах. При действующей схеме расчета заработной платы в ОАО "Коломяжское" такая разрозненность данных создавала сложности при формировании отчетных данных, при решении оперативных задач, при расчете социальных выплат. На формирование отчетности уходила пара недель, при этом часто приходилось прибегать к помощи ИТ-специалиста.

Назрела необходимость объединить кадровый учет и расчет заработной платы в одной системе, которая бы позволила вести учет первичной документации, быстро производить расчет по имеющимся видам оплаты труда со всеми надбавками, премиями и удержаниями. Требованием руководства ОАО "Коломяжское" было упростить процесс ведения учета и вместе с тем увеличить прозрачность данных.

По словам главного бухгалтера, Татьяны Виноградовой, выбор программного продукта был однозначным: "Поскольку продукты "1С" зарекомендовали себя как отличные программы для автоматизации процессов на предприятиях любых форм собственности, мы остановились на решении "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Широко обсуждался вопрос о фирме, которая бы осуществила внедрение на нашем предприятии. После проведения тщательного отбора компаний в Санкт-Петербурге, на основе отзывов и рекомендаций, в частности, дружественного нам предприятия ООО "Дорожник-92", была выбрана компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ). После первой встречи со специалистами БИТ было принято окончательное решение о сотрудничестве".

В рамках проекта специалисты компании БИТ осуществили перенос данных кадрового учета и данных расчет заработной платы из прежних программ. Разработана загрузка данных заработной платы с путевых листов. Проведена опытно-промышленная эксплуатация информационной системы. Автоматизирована работа бухгалтерии, отдела кадров и планово-экономического отдела. Весь кадровый учет и расчет заработной платы в системе ведут 4 сотрудника.

Внедрение системы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" дало следующие результаты:

· Увеличилась скорость и надежность расчета заработной платы. Теперь на то, чтобы рассчитать зарплату для тысячи человек с разными системами оплаты труда, со всеми надбавками, премиями и удержаниями, сотрудники тратят в два раза меньше времени. В структуру предприятия входят 9 автоколонн, дорожно-производственный участок, ремонтные мастерские. Начисления каждому водителю производятся на основе путевых листов, данные из которых загружаются в систему.

· Упростился расчет отпускных и больничных. Все документы, влияющие на начисления и удержания, вводятся в систему в течение месяца по каждому сотруднику. По завершении периода расчет производится автоматически, при этом в системе отражены последние изменения законодательства.

· Появилась возможность быстрой работы с архивом. До автоматизации на каждого сотрудника заводилась бумажная карточка, куда в течение года прикрепляли все необходимые для учета документы. Сейчас, помимо того, что в системе реализована печать лицевых счетов (форма Т-54) для передачи на хранение в архив (75 лет), сотрудники могут быстро найти нужные данные за любой период.

· Расширились аналитические возможности. Система обладает возможностью гибкой настройки дополнительных отчетов самим пользователем, что позволяет получать информацию в разрезе различных характеристик. Например, анализ начисленной заработной платы по отдельному подразделению, виду начисления, по сотруднику, анализ больничных листов по виду, сотруднику, дате начала нетрудоспособности и т.д.

· Объединение кадровой и расчетной баз способствовало увеличению скорости обработки данных. Исчезла необходимость двойного ввода информации, сведена к минимуму вероятность потери данных при обмене между кадровой службой и расчетной группой бухгалтерии.

· Доступ к системе имеют руководители предприятия и начальники отделов, которые непосредственно участвуют в процессе планирования и разработке системы оплаты труда. Это позволяет сократить время при обмене информацией и принятии решений.

· Программное решение упрощает процедуру расчета заработной платы, исключая возможность ошибок, что в свою очередь оказывает положительное воздействие на отношение сотрудников предприятия.

Комментирует Татьяна Виноградова, главный бухгалтер ОАО "Коломяжское": "Проект был реализован на высоком уровне. Система помогла достичь главного – каждый стал заниматься только своей работой – кадровики, расчетчики, ИТ-специалисты. Причем ощутимо увеличились качество и скорость выполнения задач. Помимо уже названных результатов, в легкую процедуру превратилась сдача отчетности в ФСС, ПФР и ФНС. А увеличение прозрачности и достоверности данных кадрового учета и расчета заработной платы стало для руководства доказательством правильно выбранного программного решения и партнера по внедрению".