"ЭКСМО", лидер издательского рынка России, экономит миллионы рублей с помощью "1С:Предприятие 8" и "1С-Рарус"

"ЭКСМО" сегодня - это издательство No.1 в России. Компания занимает 20% российского книжного рынка и располагает крупнейшим в России авторским портфелем из 8000 имен. "ЭКСМО" - лидер по тиражу издаваемых книг по данным Российской книжной палаты, ведущее издательство на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы. Издательство имеет развитую дистрибуторскую сеть, включающую восемь региональных центров. Особое внимание уделяется оперативности поставок новинок в магазины - через два-пять дней с момента выхода книги.

"ЭКСМО" имело положительный опыт использования программ "1С" для организации работы дистрибуторского подразделения. Однако производство было автоматизировано с помощью именитой западной системы. Использование разных систем значительно затрудняло работу склада и постоянно требовало дополнительных настроек.

Марина Емельянова, финансовый директор: "Ранее использовавшаяся в "ЭКСМО" западная ERP-система не устраивала издательство: обновление и развитие системы с учетом изменений внутри компании и во внешней бизнес-среде требовало больших затрат как времени, так и финансов. Очень медленно происходило оформление необходимой документации при дистрибуции книг региональным центрам и конечным клиентам. Складскому персоналу приходилось работать в четыре смены, а выдача заказов нередко задерживалась на несколько часов".

Был затруднен обмен данными, что приводило к разногласиям между подразделениями и негативно сказывалось на эффективности бизнеса.

Приступая к выбору новой информационной системы, IT-руководство "ЭКСМО" выделило несколько значимых критериев.

Комментирует Илья Кашпаров, директор по бизнес-администрированию: "Мы искали информационную систему, которая при более низкой совокупной стоимости владения смогла бы обеспечить не только более тесную интеграцию бизнес-процессов и информационных потоков между подразделениями и бизнес-единицами компании, но и позволяла бы при меньших трудозатратах обеспечивать высокую скорость изменений, требуемых бизнесом. Издательству требовалась современная ERP-система, которая могла более оперативно реагировать на изменения бизнеса в части внедрения нового функционала. Систему планировалось использовать в тесной интеграции с web-порталом на платформе "1С-Битрикс" для организации документооборота в компании и других процессов, обеспечивающих наилучший сервис и удобство работы как для наших клиентов, так и для сотрудников ЭКСМО".

В качестве основы новой информационной системы была выбрана гибкая и стабильная программная платформа "1С:Предприятие 8.2", позволяющая обеспечить более оперативную реакцию на изменения и высокое качество поддержи при меньшем штате специалистов. Подрядчиком по реализации проекта стала компания "1С-Рарус", обладающая уникальным опытом автоматизации крупных российских предприятий.

Для реализации базового функционала были применены конфигурации "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Консолидация 2.0", а также программно-методический комплекс "1С-Рарус:Процессное управление".

Специалистами "1С-Рарус" была разработана и внедрена подсистема управления данными редакционно-производственного блока. Созданы рабочие места редакторов, художников, технологов, плановиков, снабженцев, бухгалтеров по учету типографских услуг, бюджетных контролеров. Ранее художникам приходилось работать в отдельных системах, получать и отправлять редакторам задания с помощью дополнительных программ. Сегодня каждый художник включен в общую информационную систему. Так, например, поступающие из редакций заявки на художественное оформление без лишних трудозатрат ведутся по статусам выполнения и обеспечиваются точками контроля качества художественного исполнения с привязкой к отчетности по KPI. Схема создавалась с учетом возможности удаленной работы художников.

Создана подсистема управления редакционно-издательским блоком, которая содержит полную информацию о книгах: начиная от идеи, заканчивая техническими характеристиками ее выпуска, вариантами оформления обложки. Пользователи могут получить максимум информации об издании буквально одним кликом мыши. Это позволило ускорить процесс подготовки и выпуска книг.

На базе "1С:Управление производственным предприятием" разработана подсистема оперативного планирования производства, позволяющая:

Определять технологические параметры производства; Планировать потребности в материальных ресурсах для обеспечения процессов производства по планам редакций; Вести расчет плановой себестоимости и сравнивать ее с фактическими показателями, эффективно управляя производственным бюджетом.

Из-за сложности и высокой стоимости обновления формул расчета плановой себестоимости книг в прежней системе издательству приходилось использовать упрощенные формулы, заданные 3 года назад. Со старой информационной системой погрешность при расчетах составляла около 10-15%. С помощью "1С:Предприятие 8" была оптимизирована работа технологов при определении технологических параметров производства изданий. Сегодня погрешность снизилась до уровня 3-5%. В дальнейшем, за счет автоматизации раскроя листов на печатном оборудовании, планируется снизить погрешность до 0-1%.

Сотрудникам отдела снабжения приходилось вручную рассчитывать, сколько материала ушло на выпуск какого-либо издания, соотносить расходы с объемами поставок. В результате реавтоматизации данных процессов на новой платформе "1С:Предприятие 8.2" и сокращения ручного труда увеличена скорость работы специалистов по снабжению.

Автоматизированы взаиморасчеты с правообладателями. С помощью "1С:Предприятие 8" организовано управление договорами и объектами авторского права, происходит расчет и учет вознаграждений. Издательство получило возможность рассчитывать авторские вознаграждения по различным методикам: как от объемов выпуска, так и от объемов продаж.

За счет быстродействия системы ускорилось оформление документации при дистрибуции книг. Персонал торгового дома теперь работает в три смены, выдача заказов происходит оперативно, сокращено время ожидания представителей дистрибуторских центров и клиентов.

В новой ERP-системе работают следующие подразделения: литературные редакции, департамент по производству и снабжению, торговый дом, арт-дирекция, отдел допечатной подготовки, отдел по работе с электронными авторскими правами, отдел международного авторского права, планово-экономический отдел, финансовый департамент, бухгалтерия, юридический отдел. В информационной системе зарегистрировано более 1000 пользователей, количество одновременных подключений свыше 400.

В результате внедрения "1С:Предприятие 8" издательство "ЭКСМО" может быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде и законодательстве. И если ранее время реакции на необходимость изменения системы занимало свыше 30 дней, то сегодня адаптация с учетом новых требований происходит за 1-2 дня.

По словам Марины Емельяновой, "Расширение типового функционала "1С:Управление производственным предприятием" с учетом направленности на оптимизацию операционной деятельности издательства позволило автоматизировать учет товарно-материальных ценностей, движение денежных средств, вести учет затрат и расчет себестоимости, бухгалтерский и налоговый учет.

С помощью программного продукта "1С:Консолидация" мы реализовали задачи по бюджетированию. Программно-методический комплекс "1С-Рарус:Процессное управление" помог выстроить непрерывную цепочку взаимодействия между всеми подразделениями и сформировать удобную модель управления изменениями производственного плана, а также документооборота.

Такого рода проекты занимают в общей сложности полтора-два года. Но перед нами стояла задача внедрить "1С:Предприятие" за семь месяцев с учетом сезонности в активности продаж. Благодаря плодотворной работе совместной команды наших специалистов департамента Бизнес-администрирования и специалистов "1С-Рарус" мы с этой задачей успешно справились. Уже через два месяца с начала проекта в систему были включены редактора, через четыре - запущено в опытную эксплуатацию производство. Шестой месяц ознаменовался полным прекращением работы в старой информационной системе.

В результате проекта издательство получило надежный, гибкий и эффективный инструмент, позволяющий оптимизировать бизнес-процессы и лучше проработать схему внутренней работы предприятия, уточнив роль каждого процесса в общей картине и его влияние на конечный результат. Мы получили в свое распоряжение оптимально работающую систему с низкой совокупной стоимостью владения, более простой сервисной моделью Дирекции по бизнес-администрированию, и при этом - с более высоким качеством поддержки бизнес-заказчиков.

Мы остались очень довольны тем, как в "1С:Предприятии 8" реализован складской и логистический учет. За счет автоматизации данных участков издательство получило наибольшую экономию средств, оценивающуюся нами в миллионы рублей. Ведь мы сократили работу ночной - самой высокооплачиваемой - смены складских работников и снизили выплаты за переработку.

Автоматизация расчета фактической себестоимости производства книг в новой системе позволила ускорить данный процесс в несколько раз: ранее занимавшая три дня работа теперь проводится за полтора часа.

Благодаря реализованной с помощью "1С:Управление производственным предприятием 8" подсистемы Казначейство ТОП-менеджеры компании регулярно получают достоверную и прозрачную отчетность о состоянии финансов в компании.

В целом после реализации проекта хочется отметить, что качество "1С:Предприятия 8" соответствует уровню зарубежных систем, а система при этом имеет более понятный интерфейс, что вместе с экономической выгодой от ее внедрения делает отечественные разработки наиболее привлекательными из всех представленных на рынке".