ОАО "Алтайэнергосбыт" оптимизирует процессы расчета заработной платы и учета кадров с помощью "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила проект внедрения системы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в компании ОАО "Алтайэнергосбыт". В ходе проекта во всех подразделениях и в Управляющей компании введена в действие единая кадровая политика, унифицирован список подразделений, должностей, тарифных разрядов. В результате повысилась прозрачность расчета заработной платы и начисления премий сотрудникам, оптимизированы процессы кадрового документооборота. Руководство получило возможность контролировать занятость сотрудников и максимально эффективно распределять трудовые ресурсы.

ОАО "Алтайэнергосбыт" – одна из крупнейших энергосбытовых компаний Сибирского региона. Территория облуживания ОАО "Алтайэнергосбыт" охватывает 2 субъекта РФ – Алтайский край и Республику Алтай. Филиальная сеть предприятия включает в себя 8 межрайонных отделений, 1 филиал и 76 участков, в которых работает более 850 человек.

Ранее учет кадров и расчет заработной платы в удаленных подразделениях компании осуществлялся с помощью различных информационных систем. В каждом подразделении существовала своя кадровая политика, своя система начисления премий, свой перечень должностей. Из-за разнородности сведений процесс консолидации данных о расходах на персонал был затруднен. Руководство не получало оперативную информацию о взаиморасчетах с сотрудниками, кадровом составе и распределении трудовых ресурсов. Было сложно контролировать и планировать расходы на оплату труда.

В итоге руководство приняло решение о создании единой для всех подразделений информационной системы. Требовалось внедрить во всех подразделениях ОАО "Алтайэнергосбыт" единую политику кадрового учета и расчета заработной платы, минимизировать число ошибок в учете, сократить трудозатраты и время на расчет заработной платы и формирование кадровых документов.

В результате проведения открытого конкурса партнером по внедрению стала компания "1С:Бухучет и торговля" (БИТ), специалисты которой обладают необходимыми компетенциями и опытом успешной реализации подобных проектов. В качестве основы для новой системы было выбрано решение "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП".

Сотрудники "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) провели обучение пользователей, были организованы семинары и вебинары, а также разработан комплекс инструкций по работе с подсистемами. В короткие сроки был осуществлен данных кадрового учета и данных для расчета среднего заработка отпусков и больничных из ранее использовавшихся систем 1С и сторонних систем учета.

В рамках проекта были автоматизированы такие специфические для предприятия процессы как:
- Учет персонала по категориям должностей, тарифным разрядам, видам занятости, текущему состоянию (в штате, временно не работает, уволен и т.п.);
- Учет и контроль окончания сроков действия кадровых приказов;
- Учет замещений и совмещений сотрудников с возможностью проведения анализа кадрового состава и формирования штатной расстановки с учетом замещений;
- Учет предоставления отгулов сотрудникам в счет ранее отработанного времени с контролем превышения;
- Планирование фонда оплаты труда с учетом занятых и вакантных ставок;
- Формирование отчетов по заполнению форм Федерального статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников" и П-4 (НЗ) "Сведения о неполной занятости и движении работников";
- Расчет квартальной и годовой премии с учетом показателей эффективности по подразделениям с возможностью автоматического заполнения показателей.
- Выплата заработной платы через банк;
- Ведение истории организационной структуры предприятия с возможностью формирования актуальной структуры подразделений на указанную дату

В результате внедрения удалось решить ряд важных задач:
- Единая конфигурация "1С:Зарплата и управление персоналом 8" была внедрена во всех подразделениях и в Управляющей компании ОАО "Алтайэнергосбыт";
- Расширены возможности для анализа текущего состояния кадровых ресурсов. Управленческие отчеты по кадровому составу, плановым и фактическим затратам на персонал формируются в режиме реального времени. Руководство получило возможность контролировать занятость и распределение кадровых ресурсов, оценивать потребность в персонале и эффективность работы сотрудников;
- Сокращены трудозатраты кадрового отдела и отдела расчета заработной платы. В 2,5 раза сократилось время на подготовку первичной информации, в 4 раза уменьшилось количество ошибок при формировании кадровых документов и расчете заработной платы. В 2 раза сократилось время на расчет заработной платы;
- Создание унифицированной системы позволило обеспечить прозрачность и единообразие начислений дополнительных выплат сотрудникам. Руководство может видеть отчеты по каждому подразделению и анализировать, какие фонды были потрачены на премии, насколько начисление премий соответствует необходимому для этого уровню показателей эффективности сотрудников;

Кроме того, предприятию удалось унифицировать организационную структуру подразделений. Если раньше подразделения, занимающиеся однотипной деятельностью, могли носить разные названия, то теперь бизнес-единицы унифицированы. В результате взаимодействие подразделений и Управляющей компании значительно упростилось.

Результаты проекта комментирует Топкарян Светлана Валерьевна, директор по учету и отчетности – главный бухгалтер ОАО "Алтайэнергосбыт": "Благодаря внедрению "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в нашей компании появился инструмент, который позволил оптимизировать процессы кадрового учета и расчетов с сотрудниками. Существенно повысилась достоверность данных. Появилась возможность проводить необходимый комплекс мер по охране труда, планировать и контролировать занятость сотрудников, а также расходы на оплату их труда. Существенно снижены трудозатраты сотрудников кадровой службы и отдела расчета заработной платы. Благодарим компанию "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) за плодотворное сотрудничество".

По словам директора проектного направления "1С:Бухучет и торговля" (БИТ) Гусева Кирилла Владимировича: "Проект по автоматизации процессов учета кадров и расчета заработной платы стал для нас весьма интересным с точки зрения организации внедрения на территории удаленного Заказчика. Несмотря на сложности, связанные с ведением учета в разрозненных системах с различным подходом к организации данных, а также удаленностью офисов Общества, нам удалось построить схему оперативного принятия решений на всех уровнях. На каждом этапе проекта специалисты ОАО "Алтайэнергосбыт" оказывали нам необходимое содействие. В итоге весь объем требований к системе был успешно выполнен".