Корпоративная система IT-Enterprise обеспечивает эффективность и прозрачность закупочной деятельности холдинга Киевгорстрой

Корпоративная система IT-Enterprise обеспечивает управление всей цепочкой закупочной деятельности и обеспечения объектов строительства в строительном холдинге «Киевгорстрой».

Холдинговая компания «Киевгорстрой» является крупнейшим оператором украинского рынка недвижимости. В состав ХК «Киевгорстрой» входит более 30 предприятий, работа которых требует своевременного обеспечения материалами и оборудованием.

Комплексный проект по оптимизации бизнес-процессов и автоматизации деятельности ХК «Киевгорстрой» стартовал в ноябре 2012 года. В качестве основного инструмента совершенствования деятельности холдинга, была выбрана ERP-система IT-Enterprise, разработчиком которой является корпорация «Информационные технологии» (www.it.ua) – компания-эксперт с 25 летним опытом работы в области реинжиниринга бизнес-процессов на предприятиях различных отраслей промышленности.
В ПАО ХК «Киевгорстрой» система IT-Enterprise была введена в промышленную эксплуатацию менее чем за 3 месяца. Проект управления закупками и обеспечения объектов строительства является составной частью комплексного проекта, в который также были включены направления по управлению финансами и бюджетированию, управлению контрактно-договорной деятельностью, управлению электронным документооборотом, управлению персоналом и расчёту заработной платы, бухгалтерскому и налоговому учёту, формированию корпоративных классификаторов.

Олег Щербатенко, генеральный директор корпорации «Информационные технологии»: «Проект IT-Enterprise позволил холдингу Киевгорстрой получить существенный эффект за счёт внедрения лучших практик управления. Мы также изменили технологию работы персонала за счёт выстраивания сквозных бизнес-процессов управленческого и бухгалтерского учёта, а также перехода на электронный документооборот».
Проект IT-Enterprise по управлению закупками потребовал внести изменения в учётную политику холдинга, а также методики работы с подрядчиками и поставщиками. Данные изменения были проведены при непосредственном участии руководства холдинга. Неоднократно в холдинге Киевгорстрой проводились общие совещания с подрядчиками и поставщиками для доведения до них новых требований и изменений в технологии работы с холдингом, переходе на электронный документооборот и контроль. Без поддержки руководства внедрение столь масштабных изменений в ключевых процессах холдинга по обеспечению объектов строительства было бы нереально.
Команда проекта и от холдинга Киевгорстрой и от корпорации «Информационные технологии» работала в плотном сотрудничестве, что позволило выполнить проект по управлению закупками и ввести систему IT-Enterprise в промышленную эксплуатацию за три месяца. За период проекта были разработаны и утверждены модели новых бизнес-процессов, выполнено конфигурирование системы IT-Enterprise для учёта специфики холдинга, обучен персонал, подготовлены классификаторы и первичная информация, обеспечена постоянная поддержка на этапе ввода в эксплуатацию. Для оперативного решения организационных проблем в ходе проекта и поддержания высоких темпов ввода в эксплуатацию - заседания Руководящего комитета проводились еженедельно.

Шевчук Эдуард Георгиевич, вице-президент ПАО ХК «Киевгорстрой»: «Система IT-Enterprise позволила установить жёсткий контроль обеспечения объектов строительства. Полностью пересмотрен сквозной процесс управления закупками в холдинге от подачи заявок подрядчиками до контроля использования конкретных материалов и оборудования на строительных площадках. Теперь этот сквозной бизнес - процесс стал прозрачным и автоматически контролируется в системе IT-Enterprise».
Внедрение системы IT-Enterprise существенно сократило время обработки заявок подрядчиков на обеспечение объектов строительства материалами и оборудованием, повышена оперативность и достоверность формирования плана закупок и обеспечен оперативный контроль его исполнения, изменены методики контроля цен закупки материалов и оборудования.

Георгий Зубко, заместитель директора по закупкам ПАО ХК «Киевгорстрой»: «Данный проект задуман не как дань моде. Здесь речь идёт, скорее, о целесообразности нововведений. В проекте действительно возникла насущная потребность. Предприятие развивается, соответственно, увеличиваются информационные потоки. Наша задача - не просто отойти от электронных таблиц типа Exсel, а внедрить механизм, который сможет обеспечить качественно иной уровень документооборота. Новации «Киевгорстроя» уже подержали наши подрядчики, теперь они подают заявки согласно требованиям системы IT-Enterprise. Благодаря системе мы оптимизировали процедуру согласования договоров, а также контроль за их исполнением. Безусловно, в результате возросла эффективность принятия бизнес-решений».
В ходе реализации проекта в ПАО ХК «Киевгорстрой» возросла эффективность бизнес-процессов, связанных с контрактно-договорной деятельностью компании. Система IT-Enterprise позволила оптимизировать процедуры согласования договоров и контроля исполнения договорных обязательств по номенклатуре и стоимости поставок.
Денис Марк, директор департамента информационных технологий и связи ПАО ХК «Киевгорстрой»: «Мы выполнили совершенствование процессов управления закупками в холдинге в кратчайшие сроки за счёт применения лучших практик, содержащихся в системе IT-Enterprise. Обеспечена прозрачность контроля всех процессов, теперь документы вводятся в местах их возникновения, пересмотрены роли и ответственность, каждый выполняет свою работу и отвечает за результат. Эффект от внедрения не заставил себя ждать. Уже первые электронные сверки в IT-Enterprise с подрядчиками показали отклонения между реальным списанием материалов на объектах строительства и той информацией, которую подрядчики раньше в бумажном варианте передавали в холдинг».