|
Ultima ERP
Читая однообразные самовосхваления продуктов наших уважаемых коллег, вы наверняка уже пресытились килобайтами унылого канцелярита, размазанного тонким слоем жидкого смысла по всем 54 метрам рулона угасшей фантазии.
"Функционалы", "модули", "лидеры", "успешные внедрения... гарантированы", "более Х тысяч предприятий" и прочее УГ... М-да, неаппетитно.
При этом "успешность внедрения" определяет внедряльщик, чушь про гарантию очевидна каждому, минимально знакомому с внутриотраслевой статистикой, а значение Х в большинстве случаев определяется степенью отвязности вранья.
Мы работаем с компаниями, играющими на высоконкурентных рынках, ориентированными как на рост количественный, так и на рост эффективности.
Основная целевая аудитория - компании среднего и крупного бизнеса.
Нашими конкурентами мы считаем ключевых international majors - таких, как SAP и прочие.
Наши явные преимущества:
- стоимость решения: 5-10 раз ниже
- стоимость поддержки: 2-5 раз ниже
- сроки внедрения: 2-3 раза короче
- 100% адаптация к специфике бизнеса в РФ
- функционал: мощнее
Система поставляется вместе с интегрированным web-порталом (интернет-магазин и b2b), один из рабочих примеров www.ulmart.ru.
Ultima ERP базируется на СУБД Oracle 11g - которая обеспечивает лучший уровень производительности и надежности в отрасли. Ultima - официальный партнер корпорации Oracle. Доказанная производительность - до 2000 одновременно работающих АКТИВНЫХ пользователей, десятки тысяч документов в день.
Один из наших базовых принципов в работе - только рентабельные инновации. Все наши клиенты зарабатывают с нами больше, чем без нас.
Архитектура
Прозрачность. Контроль двойной записи осуществляется на уровне ядра системы. Даже программист не в состоянии нарушить или обойти это правило. Если у вас ежемесячно проводятся миллионы документов, ваш актив всегда сходится с пассивом.
Обычно в ERP-системах модульность реализована следующим образом. Есть «Товарный модуль», есть «Финансовый модуль». Финансисты могут запросто сделать проводку по товарному счету (прекрасно соблюдая правило двойной записи) без реального движения товара. В нашей системе это невозможно. Движения по товарному счету могут порождаться только товарными документами: продажи, закупки, гарантии, инвентаризации и т.д. Т.е. только владельцами «товарных» процессов. У всех остальных прав на редактирование таких документов и влияния на их финансовые результаты нет.
Таким образом, возможность ручной манипуляции с финансовыми данными при составлении управленческой отчетности полностью исключается.
Масштабируемость. На практике в ULTRA Electronics без тормозов работало одновременно до 2000 сотрудников.
Описание товаров
Ключевая вещь при торговле через электронный каталог. Описания товаров должны быть всегда в полном порядке. Для этого:
- Ввод описаний встроен в ключевые процессы (закупка товара, приемка товара на складе).
- Выделяется специальный отдел каталогизации, которому автоматически назначаются задания на описание нового товара, или товара, в котором обнаружена ошибка в описании.
- К поиску и устранению ошибок в описании подключены сами покупатели.
Для каждой товарной категории задается шаблон, который определяет необходимые характеристики товара. Для каждого товара шаблон задается обязательно. Выбор значений характеристик в карточке товара происходит из справочников. Например, в одном товаре невозможно задать тип процессора Intel, а в другом INTEL или Itel. Часть характеристик используется для поиска (например, показать все товары с диагональю экрана 13”), другие просто для отображения в карточке товара.
Закупщик не сможет создать в системе новый товар, не заполнив характеристики, используемые покупателями для поиска этого товара.
При приемке на складе:
- Кладовщик обязан указать габариты и вес товара. Иначе система не позволит дальше его обрабатывать.
- Если товар не полностью описан, система дает команду кладовщику переместить одну единицу в отдел каталогизации, где товар будет полностью описан и сфотографирован.
Если покупатель заметил ошибку в описании, он щелкает соответствующую кнопку на сайте и товар помечается специальным признаком «Требует ревизии» и создается перемещение в отдел каталогизации.
Закупки
Мотивация закупщиков либо на прибыль и оборачиваемость, либо на прибыль и продажу товара быстрее, чем закончится срок товарного кредита поставщика. На примере клиентов инструмент позволяет запросто поддерживать оборачиваемость 1,5-2 при активном ассортименте в 15 тыс. позиций.
Основные инструменты закупщика:
- Возможность работать как в своих кодах товара, так и в кодах поставщика. Поставщику удобно, когда требования присылают в его кодах. Закупщику удобно сформировать ожидаемый приход, просто скопировав в документ список товара с ценами в кодах поставщика.
- Автоматических импорт цен поставщиков. Система отображает минимальную цену поставщика по каждому товару.
- Автоматических импорт цен конкурентов. Закупщик для каждой товарной категории может задавать свой список конкурентов. Если цена ненормативно отличается от цены конкурента, она выделяется цветом и закупщик ее сразу меняет – цена автоматически обновляется на сайте и на Яндекс.Маркете.
- Автоуценка «висяков».
- Прогнозирование «висяков».
- Отображение скоростей продаж, остатков, резервов, ожидаемых приходов суммарно и в разрезе складов.
- Ограничение приходов по кубатуре и сложности приемки. Ограничения вводятся для более равномерного распределения приходов и загрузки работников приемки склада.
- Масса управленческой отчетности.
При приемке товара на складе:
- Поставщику автоматически уходит письмо с накладной по реально принятым товарам и в зависимости от условий договора создается заявка на платеж на нужную дату.
- Приход автоматически разделяется между регионами компании исходя из скоростей продаж в регионах.
Дополнительные возможности:
- Биржа поставщиков. Поставщикам можно предоставить урезанный доступ в систему. Они сами отслеживают остатки по своим товарам и создают предложения о поставке товара.
- Торговля от склада поставщика. Возможны два варианта:
- Интеграция с поставщиком на уровне информационных систем. В таком случае участие закупщика в процессе полностью исключается.
- Закупщик анализирует подзаказы клиентов и заказывает товар у поставщика. При приходе на склад товар автоматически резервируется под клиентов с отправкой клиенту письма/смс.
- Логическое деление складов. Применяется, когда компания имеет филиальную структуру. Есть центральный отдел закупок, а в каждом филиале находятся свои продакт-менеджеры, управляющие остатками и ассортиментом филиала. Товар, который физически лежит на одном складе, логически может входить в область ответственности отдела закупок или филиала. Такой подход позволяет четко определить ответственность за «висяк». Если товар в области ответственности закупки плохо «вытягивается» продактами филиалов, закупщик может договориться с продактом о перемещении товара в филиал по заниженной цене. Более того, продакт может самостоятельно закупить товар у поставщика, если это выгоднее, чем получение товара через отдел закупок. Это снижает риски возникновения коррупционных связей закупщик-поставщик.
- Ведение одновременно двух балансов поставщика: в рублях и УЕ.
Склад
Сотрудники склада работают с товаром с минимальным отвлечением на учетные операции в системе. Для этого они вооружены складскими КПК со считывателями штрих-кодов, которые в онлайне читают и заносят информацию в базу (хотя возможен и менее эффективный вариант с обычными сканерами). Плюс такой подход позволяет учитывать начало и окончание выполнения каждой складской операции в разрезе сотрудников склада – сравнивать выработку сотрудников, вводить нормативы.
Поддерживается потоковая схема приемки товара, когда товары большого прихода небольшими партиями сразу начинают поступать в продажу.
Большая часть товаров учитывается по серийным номерам: либо единица товара уже обладает уникальным серийным номером и ш-к просто считывается и заносится в базу, либо генерируется новый ш-к и на товар наклеивается стикер. Такой подход позволяет:
- При обработке гарантии однозначно определить поставщика
- В случае возникновения проблемы можно понять, как именно перемещалась эта конкретная единица товара, выявить и устранить причины проблемы
Пример клиентов: пересортица менее 0,1% в месяц со средним складом в 200 тыс. единиц товара и ежедневным потоком через склад порядка 25 тыс. единиц. Недостачи автоматически вычитаются из зп сотрудников склада.
Продажи
Торговля по электронному каталогу. Все клиенты (опт, розница, корпоратив) переводятся на самообслуживание (сайт или терминалы самообслуживания). А менеджеры по продажам посвящают большую часть своего времени поиску новых клиентов. Что бы эта схема работала, сайт действительно должен быть понятным и позволять работать клиентам самостоятельно, отвечая на большинство вопросов вместо менеджера по продажам. Вот какие функции нужны:
- Система рейтингов и отзывов о товаре. Позволят клиентам консультировать друг друга.
- Поиск товара по его характеристикам. Например, показать все ноутбуки с диагональю экрана 13’’ и стоимостью до 15 тыр. руб. Помните шаблоны в описании товаров? Именно они позволяют навести полный порядок в поиске.
- Самостоятельная подготовка правильно заполненного договора на поставки и доверенности для сотрудников на получение товара.
- Отслеживание всей истории покупок и взаиморасчетов.
- Автоматический перевод клиента с одной ценовой колонки на другую при выполнении определенного объема покупок.
- Самостоятельная настройка уведомлений через смс или почту. Например, при фиксации платежа в базе, или поступлении нужного товара в продажу.
- Анализ состояния текущих гарантийных обращений и всей истории гарантийных обращений.
- Самостоятельное оформление заказа в рамках товарного кредита.
- Комплектация заказа по остаткам разных складов. Когда все товары заказа соберутся на нужном складе, клиент получает уведомление.
- Автоматическое получение счета на оплату при оформлении заказа.
- Отслеживание своего бонусного баланса. Управление количеством бонусов с покупки – можно увеличить количество бонусов за счет увеличения цены товара (автооткат).
В принципе, обладая специальными правами в системе можно одобрить отгрузку товара клиенту и в обход автоматического контроля параметров кредита. В случае просрочки платежа клиент и его менеджер автоматически получают письмо-напоминание, а начиная с определенного момента, у менеджера из зп начнет списываться долг клиента.
Интеграция с колл-центром. При каждом входящем звонке у оператора или менеджера открывается карточка клиента с информацией о его заказах, жалобах, гарантийных обращениях, предыдущих звонках. Такой инструмент позволит сделать отношения с клиентами более персонифицированными, что положительно скажется на их лояльности (не просто “Добрый день, вы позвонили в компанию ХХХ”, а “Добрый день, Иван Петрович, Вы, наверное, звоните узнать о сроке доставки Вашего заказа?”). В более продвинутой версии, принимаемый звонок автоматически маршрутизируется системой на основе анализа последних операций и незакрытых заявок по данному контрагенту - в итоге роль колл-центра как маршрутизатора звонков сводится к практическому нулю, он остается сугубо продажным подразделением. Естественно есть возможность получать статистику по принятым/пропущенным звонкам в разрезе операторов или прослушивать сам разговор с клиентом.
Клиент может оформить жалобу на сайте - в системе инициируется специальный процесс со своим ответственным и четким сроком реакции на жалобу. Если срок превышен – жалоба автоматически эскалируется руководителю, и так вплоть до генерального директора. Можно настроить автоматические штрафы за невыполнение обязательств по обработке жалоб клиентов. Статус своих жалоб клиент может отслеживать в онлайне через личный кабинет. Для руководства естественно есть отчет, который показывает поток жалоб и их статус в разрезе отделов и ответственных. Есть и отчет, который показывает количество и динамику лояльных клиентов.
Система не забудет поздравить клиента с днем рождения или проинформировать его об акции.
При продажах через интернет-магазин система знает, откуда пришел клиент (с какого размещения: баннер на сайте N, контекстная реклама, товарная реклама — любое размещение). И не важно, сразу клиент что-то купил или через месяц – система определит рекламную кампанию и аккуратно запишет у себя. Таким образом, можно определить суммарную валовую прибыль от каждой кампании и сопоставить с затратами на нее.
Доставки
Все города разбиты на секторы доставок. Секторы распределены между водителями. Сам сектор формируется на основе набора почтовых индексов. Хитрость в том, что индексы содержат в себе набор адресов, которые не разделены железными дорогами и прочими препятствиями, которые мешают передвижению внутри индекса.
При распределении доставок между водителями учитываются суммарный вес/объем доставок и тоннаж/объем машины. Автоматически еще при оформлении доставки на сайте рассчитывается стоимость доставки (как в случае доставки своим транспортом по городу или области, так и при отправке заказа в любую точку России, например, через EMS).
При погрузке товара в машину товар списывается со склада на водителя. Что бы снять с себя ответственность за товар, водитель должен либо сдать деньги в кассу (в случае нальной оплаты при доставке), либо вернуть товар на склад, либо, как это принято в системе, лишиться части зп.
Весь комплект документов по всем доставкам печатается автоматически.
Гарантия
В свое время ULTRA Electronics была единственной компанией на рынке, у которой процессы гарантии были организованы нормально. Гарантийный блок позволяет учитывать всю цепочку: принятие претензии клиента, оправка товара поставщику на экспертизу, зачет/обмен на тот же товар/обмен на другой товар/ремонт товара поставщиком, возврат клиенту денег за товар/нового такого же товара/нового другого товара/отремонтированного товара. При этом клиент эту цепочку может отслеживать через личный кабинет.
Система поддерживает ведение раздельных балансов по закупке товара у поставщика и по гарантийным взаимоотношениям.
Финансы
В системе ведется только управленческий учет. Бухгалтерский учет ведется в 1С: Бухгалтерия. Ultima ERP с нужной периодичностью сбрасывает данные в 1С. Влияние бухгалтерии на управленческую систему исключено.
Все системе реализованы все стандартные функции: ведение учета по нескольким юр. лицам, кассовый учет, интеграция с кассовым оборудованием, работа с расчетными счетами, выдача денег под отчет и пр.
Работа финансового отдела сводится к:
- Финансовому контролю посредством использования разнообразной отчетности системы
- Полуавтоматическому расчету и начислению зп персонала
- Анализу платежного календаря (заявки на оплату генерируются автоматически исходя из условий договоров с контрагентом) и сопоставлению его с прогнозом поступления денежных средств для выявления потенциальных кассовых разрывов.
- Формированию управленческой финансовой отчетности для акционеров и кредиторов (отчетность строится по нажатию одной кнопки)
Система поддерживает процесс бюджетирования затрат. Заявка на оплату не будет утверждена, если по какому-то офису/отделу/статье затрат происходит превышение бюджета
Скриншоты
Разработчик
Ultima
Москва, Первый Варшавский проезд, д2 стр.12
Телефон: (495) 662-57-14
http://www.ultima.ru
|
